Среди многочисленных функций, которые конгрессы и конференции выполняют для профессиональных сообществ, обмен информацией - ключевая цель организации подобного мероприятия для ученых, врачей, фармацевтов и других представителей науки.
Именно возможность быстрого и эффективного обмена знаниями сделала возможными технологические революции последних десятилетий. В стремительном потоке информации, который сопровождает сейчас любую интеллектуальную деятельность, принципиальным часто оказывается быть в курсе последних достижений и разработок, совершенных коллегами во всем мире.
Раньше основным способом обмена такой информацией были профессиональные и научные периодические издания. С ростом мобильности одним из главных инструментов для современного профессионала становится участие в отраслевых мероприятиях, которые проводятся не один раз в год в ведущих конгресс-центрах мира.
Встречаемся даже в трудный год
Как отмечают эксперты, спрос на участие в конференциях остается стабильным из года в год. Даже глобальный экономический кризис 2008-2009 гг. стал поводом лишь для сокращения расходов на поездку, для того, чтобы экономить на размещении, дополнительных опциях, таких как экскурсии, гала-ужины и другие развлечения, но никак не поводом для отказа от самого мероприятия. "Можно сказать, что в нашей компании запрос на подобного рода мероприятия достаточно стабилен. В тяжелые времена присутствовала тенденция сокращения числа участников, выбор более бюджетных направлений и площадок проведения, сейчас уже все вошло в прежнее русло", - рассказал генеральный директор компании Nicko Travel group Роман Горохов.
В то же время, по опыту генерального директора "RCS - Russian Corporate Services" Сергея Шаньгина, как правило, такие конференции или конгрессы проходят планово и планируются за год, а то и ранее. И тенденции их проведения тесно увязаны либо с экономической ситуацией в стране и в мире, либо с конъюнктурой продуктового сегмента рынка, на котором ведет свой бизнес клиент. "В кризис 2008 года такие мероприятия практически сошли на нет. Сейчас можно говорить о стабильном плановом проведении цикловых, дилерских и партнерских конференций практически во всех отраслях бизнеса. Только в 2011 году нами было проведено около 30 крупных конференц-мероприятий с числом участников от 150 до 700 человек", - рассказал эксперт.
Отправляем участников и организуем "под ключ"
Учитывая число участников, самый важный аспект работы по организации конгресса или конференции - логистика.
По словам Романа Горохова, Nicko Travel group уже почти 20 лет организует конференции и научные конгрессы, а точнее - пребывание людей на таких мероприятиях: "Основное и самое важное в этой работе - организация логистики: переговоры с площадкой, кейтеринг, авиа и ж/д билеты, размещение в гостинице, трансфер".
О том, насколько трудоемкий это процесс, говорит и факт того, что крупные игроки стремятся разработать собственные программные продукты для облегчения работы, для привнесения в нее автоматизма и минимизации вероятности ошибки. "В этом году был доработан наш программный продукт Forum System, существенно облегчающий процесс регистрации участников на конференциях", - рассказал Роман Горохов.
Генеральный директор "RCS - Russian Corporate Services" Сергей Шаньгин отмечает, что непосредственно организаторами крупных международных конгрессов и конференция мероприятий выступают, как правило, специализированные компании или профессиональные ассоциации, а клиенты компании RSC участвуют в конгрессах и конференциях небольшими группами от трех до тридцати человек.
По мнению эксперта, есть две основные сложности при организации поездки такой группы на конкретное мероприятие.
Во-первых, это поиск отелей в необходимой для клиента ценовой категории, а иногда и поиск отеля в принципе. "Если город, где проводится конгресс небольшой, то найти номера в период масштабного конгресса с участием более 5 тысяч человек бывает крайне сложно".
Во-вторых, требует опыта и профессионализма этап регистрации участников конгресса. "Как правило, делегация формируется за месяц-два, а то и позднее, при том что клиент хочет снизить расходы на участие в мероприятии, а цена регистрации значительно повышается перед самим конгрессом. Здесь важна роль менеджера проекта в донесении до клиента полной информации о сроках и условиях регистрации участников", - рассказал Сергей Шаньгин.
Как уже упоминалось, крупные игроки рынка не только отправляют делегатов на крупные интернациональные конгрессы, но и занимаются их организацией "под ключ". По словам Романа Горохова, компания Nicko Travel Group получит такой опыт в самом ближайшем времени. "Одно из наших подразделений - агентство маркетинговых коммуникаций Lemon Group, в феврале 2012 г. проводит свою первую собственную конференцию: "Аутсорсинг 2012: от хорошего к великому". Таким образом, мы вышли на новый уровень, от простой логистики конференции до полноценной организации всего процесса под ключ, включая разработку программы, подбор спикеров и приглашение клиентов", - рассказал Роман Горохов.
По опыту компании RCS, наиболее частыми заказчиками конгрессов и конференций выступают фармацевтические, автомобильные и IT-компании. "Конференции цикловые, партнерские и дилерские мы проводим для наших клиентов как в России, так и за рубежом. По количественному составу они могут состоять от 100 до 6000 участников. И успех проведения мероприятий данного формата всецело зависит от правильно составленной программы логистики мероприятия, а именно - доставки к месту проведения конференции, четком размещении участников в отелях, доступности конференц-залов, информирования участников о программе мероприятия и организации службы help-desk, - рассказал Сергей Шаньгин. - Клиенты особенно ценят те наши предложения, которые учитывают все возможные варианты прибытия на конференции региональных участников, которых, как правило, бывает большинство. И при правильном выборе города, страны и места проведения конференции можно существенно сократить финансовые затраты на мероприятие".
Для жителей России немаловажным вопросом остается и вопрос визового обеспечения: в подавляющее большинство стран, как правило, принимающих международные делегации, россиянам требуется виза. "Практически всегда при проведении мероприятий за рубежом нам удавалось решить вопросы централизованного оформления виз в Москве", - говорит Сергей Шаньгин.
С точки зрения перевозки трудность для организатора поездки может составлять вопрос соблюдения travel-policy компании-клиента. Сюда входят финансовые вопросы - в зависимости от своего статуса каждому участнику конференции предписываются определенные условия командировки, а также вопросы безопасности. "По авиационной перевозке больших групп клиенты, особенно западные компании, могут ставить условия перевозки, согласно требованиям их политики безопасности, когда участников нужно перевозить обязательно на нескольких и только на регулярных рейсах. Не всегда это условие реально выполнимо, особенно если идет жесткая привязка места проведения конференции к определенному городу", - делится опытом Сергей Шаньгин.
Стоит отметить, что ситуация с разными рейсами для менеджмента компании довольно традиционная, в то время как с некоторыми клиентами travel-агентствам приходится проявлять изобретательность. "С одним из клиентов при организации авиаперевозки за рубеж нам пришлось решать проблему расширения полиса страхования по летальным случаям до 1 миллиона долларов для каждого человека. Было непросто, но нам удалось решить эту задачу совместно с авиакомпанией", - рассказал генеральный директор "RCS - Russian Corporate Services".
Правильно понять друг друга
После того как все приехали, разместились и зарегистрировались, основная работа организаторов уже, можно сказать, завершена - при условии, что они правильно подобрали помещение, которое снабжено всем необходимым именно для этого вида мероприятия.
"Глобально все зависит от клиента и от целей мероприятия, а еще лучше сказать - от бюджета. Как правило, это помещение, подобранное под определенное количество человек, оснащенное экраном и проектором, а также звуковым оборудованием. Если конференция предполагает, например, игровой формат, при котором столы и стулья переставляются по ходу действия, площадка подбирается исходя из программы конференции - с легко передвигающимися стульями", - рассказал об особенностях выбора зала для конференции Роман Горохов.
Один из пунктов, часто портящих впечатление о мероприятии, синхронный перевод речи докладчиков. Зачастую необходимо переводить на несколько языков сразу, поскольку, как отмечалось, состав участников больших конференций, как правило, интернационален.
Как отмечает Роман Горохов, все чаще участники свободно владеют иностранными языками, поэтому трудностей с переводом и тем более с общением не возникает.
А Сергей Шаньгин заметил, что даже в случае если требуется одновременный перевод на несколько языков, трудностей это не вызывает, поскольку современные технологии синхронного либо последовательного перевода на различные языки позволяют реализовать любые пожелания клиента. По мнению эксперта, здесь нужно скорее говорить о качестве работы самих переводчиков, о том, что их нужно готовить к работе на таких отраслевых конференциях, поскольку специфики в терминологии и лексике бывает очень много и успех мероприятия во многом зависит от квалифицированной работы организаторов.
Нет ничего невозможного
В этом уверены профессионалы организации конгрессов и конференций. Сергей Шаньгин рассказал об опыте выполнения непростых пожеланий клиентов: "Нам приходилось решать очень сложные задачи, например организации цикловой конференции нашего клиента - фармацевтической компании на борту четырехпалубного речного круизного судна. В условиях ограниченных возможностей залов нами были организованы онлайн-телетрансляции хода конференции по всем конференц-площадкам судна. Более того, в ходе мероприятия производился запуск новой продукции компании, и мы за время проведения кофе-брейков преобразовывали конференц-зал во фруктовый сад, в лесную поляну, в мастерскую скульптора".
"Если клиенты выбрали в качестве профессионального партнера MICE-агентство, то мы как специалисты должны решить любые задачи, чтобы мероприятие, конференция или конгресс достигли своих главных рабочих целей", - добавил эксперт.
Конференции и конгрессы, организуемые для представителей научного сообщества, фармацевтов, IT-специалистов и других представителей наукоемких профессий, часто требуют особого подхода. Их отличает большая численность делегатов, интернациональный состав делегаций, их организация требует времени, поэтому такие мероприятия начинают готовиться заранее. Это требует и от компании - организатора мероприятия, и от агентства высокого уровня профессионализма: знания тонкостей как туристического бизнеса, чтобы обеспечить эту составляющую поездки, так и непосредственно технологий проведения крупных конгрессов.
