Какая первая ассоциация возникает у вас со словом "конференция"? А со словом "заседание"? Как правило, эти понятия ассоциируются с большим залом, расставленными в строгом порядке стульями и бесконечной чередой докладов. Интересно, но иногда бывает и утомительно, и скучно. В Дании придумали, как этого избежать, не отказываясь от проведения реальных (не виртуальных) встреч.
Датчане разработали совершенно новый подход к проведению деловых мероприятий, т.н. Meetovation (дословно это можно перевести как "инновстреча", поскольку слово образовано из двух существительных - meeting (встреча) и innovation (инновация)).
Проект разрабатывался под девизом "Долой скучные заседания!". Мир вокруг нас меняется стремительно и необратимо, однако система проведения встреч и конференций всегда оставалась неизменной: большой зал, где часами сидят люди и бесконечно слушают доклады, периодически прерываясь на вопросы и кофе-брейки. Если от мероприятия к мероприятию что и менялось, так это метод расстановки мебели да версии Power Point, в которых делались презентации.
До сих пор встречи проходят, как это было и сто лет назад. Пора уже что-то кардинально изменить!
Первые шаги в разработке нового подхода к проведению мероприятий были сделаны в Дании еще в 2003 г.
В 2003 г. лидеры индустрии встреч Дании собрались для своеобразного мозгового штурма, где на повестке дня стоял вопрос - как изменить систему проведения встреч так, чтобы, с одной стороны, не потерять их результативности, с другой - проводить их принципиально иначе. Так и появился на свет проект "Концепция индустрии встреч будущего". Для ее реализации Министерство экономического развития Дании выделило из бюджета порядка 145 тыс. евро. К программе присоединились восемь отелей и конференц-центров. Проект осуществлялся под руководством компаний Wonderfull Copenhagen и VistDenmark, также в его реализации принимали участие региональные офисы по туризму Дании.
Основная идея Meetovation состоит в том, что участники заседаний не должны сидеть и бесконечно слушать доклады, а делятся мыслями и идеями непосредственно во время заседания. Главным было уйти от привычной схемы односторонней коммуникации. Согласно правилам проекта все участники встречи должны быть полностью вовлечены в процесс, на каждом его этапе.
Благодаря развитию новых технологий такая перекрестная коммуникация во время доклада или презентации никому не помешает - общаться можно посредством смартфонов и планшетных компьютеров. Встречи - прекрасный инструмент для эффективных переговоров, но весьма затратный по времени и средствам. Проект Meetovation был создан еще и для оптимизации баланса между выгодами от проведения встреч и затратами на них.
Пять правил проекта Meetovation
1. Вовлеченность.
2. Гибкость.
3. Ответственность.
4. Развитие.
5. Перемещение.
Meetovation состоит из пяти основных элементов: вовлеченность в процесс делегатов мероприятия, креативное использование их физических возможностей, "зеленый" и социально ответственный подход к проведению мероприятия, интеграция местного и аутентичного колорита в процесс организации события, измерение показателя ROMI - Return on Meeting Investment.
При организации мероприятий по принципу Meetovation применяется реорганизация пространства зала, например, с помощью замены стандартных стульев на гимнастические мячи - фитболы. Участникам предлагается использовать энергосберегающие технологи и отказаться от бумажных носителей в пользу USB-флэшек. Правильное здоровое питание участников - Brake Food, создание положительных эмоций, введение нестандартных атрибуций - это все часть философии Meetovation
Новый подход к проведению деловых встреч имеет и научную основу. Он базируется на исследованиях профессора IB Ravn из Датской педагогической школы при Университете Архус. Согласно его исследованиям, чем больше человек вовлечен в процесс, тем больше из услышанного он усваивает. Его выводы совпали и с ощущениями участников тестовых встреч, устроенных по методу Meetovation. Стала очевидной необходимость внедрять в практику организации встреч современные педагогические и образовательные методы, а также приемы из т.н. экспериментальной экономики.
Г-н Мартен Ваннеста (Maarten Vanneste), президент компании Meeting Support Institute, считает, что встречи и конференции должны побуждать участников делать что-то. Любое мероприятие должно волновать участников, вовлекать их в процесс с самого начала, нести для них что-то новое и интересное. Только в этом случае коэффициент RoMI будет высоким.
В январе 2004 г. результаты исследований были представлены на выставке Meetings Bazar в Копенгагене, где разработчики программы показали все всевозможные варианты улучшения и обновления индустрии встреч. Среди идей были и перемещение конференц-залов на пляжи, так, чтобы делегаты сидели, опустив ноги в море, или предложение оснастить залы для заседаний мягкими пуфами вместо привычных скучных стульев и столов, освещать комнаты для мозговых штурмов свечами и многое другое.
Одной из основных целей проекта Meetovation является повышение показателя RoMI - Return of Meeting Investment, то есть высокий возврат вложенных в мероприятие инвестиций и получение дохода от его проведения.
Следующая стадия развития проекта заняла два года. В 2006 г. проект развивался по трем основным направлениям:
- повышение уровня профессионализма персонала отелей и конференц-центров;
- развитие новых реальных концепций проведения встреч, которые будут интересны клиентам;
- позиционирование Дании как надежного и доходного места проведение встреч.
На этом этапе Министерство экономического развития Дании совместно с Министерством туризма выделили на развитие проекта еще 335 тыс. евро. Суммарные инвестиции в проект с учетом вклада партнеров составил порядка 430 тыс. евро.
Вложения себя оправдали, и в результате на свет появился продукт под названием Meetovation.
Обучающая программа проекта Meetovation
На сегодняшний день уже 180 человек из 80 отелей и конференц-центров по всей стране прошли обучение и сертифицированы по системе Meetovation.
В конце 2010 г. курс обучения по проекту Meetovation был официально предложен на рынке обучающих программ для персонала и активно предлагается сотрудникам отелей и людям, работающим в индустрии встреч.
Учитывая высокий спрос, которым курс пользуется у отельеров, планируется разработать специальную программу для корпоративных клиентов.
Проект Meetovation является частью программы продвижения Дании на мировых туристском и деловом рынках. Все, кто вовлечен в разработку и реализацию этого проекта, рады отправить скучные заседания в прошлое.
Первый в Европе отель, где есть женский этаж
Отель Bella Sky Comwell, открывшийся 16 мая в Копенгагене, не только один из самых больших отелей вСкандинавии (814 номеров), но еще и первый отель в Европе, где женщинам выделен отдельный этаж.
Женские этажи популярны по всему миру, но в Дании такого еще не было. Несмотря на то, что отель совмещен с самым крупным конгрессным центром в Скандинавии, вмещающим 20 тыс. человек, его владельцы без раздумий отдали целый этаж только для гостей женского пола.
Этаж называется Bella Dona, и туда можно попасть, только имея специальный "женский ключ". Прежде чем открывать такой этаж, владельцы отеля проконсультировались с влиятельными часто путешествующими и активными датчанками, будет ли спрос на такой этаж, и если да, то что бы они хотели там видеть. Более половины опрошенных женщин заявили, что они предпочли бы останавливаться на специальном женском этаже.
Дизайн номеров женского этажа отличается от дизайна других комнат. Учитывая пожелания женщин, дизайнеры сделали ванную комнату больше, чем в других номерах. В гостиной есть все необходимое для приготовления кофе латте, зеленого чая или свежих соков. Дамам предлагаются датские газеты и женские журналы. Также в номерах есть запас колготок и дежурный набор декоративной косметики.
Меню в ресторане тоже составлялось с учетом пожеланий женщин. В нем преобладают органические, экологически чистые натуральные продукты. Впрочем, большинство дам предпочитают есть вместе с мужчинами. Фитнес-клуб также один для всех. "Так что мужчины, любящие женское общество, могут вздохнуть с облегчением", - шутит Арне Банг Миккелсен, генеральный директор отеля, с нетерпением ожидая первых гостей женского этажа".
