Сэкономить значит заработать
BT продолжает серию публикаций, посвященных организации и проведению тендеров на трэвел-обслуживание. В предыдущем номере была рассмотрена тема RFP (request for purpose), а в данной публикации мы позволим себе немного отклониться от темы и посмотреть на процесс непосредственно со стороны клиентов. Кто занимается трэвелом в крупных компаниях, как формируется travel policy и бюджет – этим вопросам мы посвятили третий материал в серии.
Организация системы командирования в крупной компании – вопрос слаженного взаимодействия многих участников: сотрудников компании-клиента, специалистов TMC, менеджеров отелей и авиакомпаний. Решающие факторы успеха этого взаимодействия – наличие в компании сотрудника или целого отдела (в зависимости от размеров и потребностей конкретной компании), которые заняты исключительно или по преимуществу организацией поездок сотрудников. «В нашей компании два сотрудника заняты организацией поездок, причем работа ведется в тесном сотрудничестве с поставщиками услуг, – рассказала Варвара Левина, руководитель группы по организации деловых поездок ОАО «Вымпелком», – с отелями мы работаем напрямую, поскольку в компании есть определенные требования, которым соответствует не так много гостиниц. Таким образом, проще договариваться с ними напрямую. Обратная ситуация – с авиабилетами, здесь мы не так компетентны, как сотрудники агентств. Поэтому организация перелета и визового обслуживания осуществляется глобальными компаниями, они могут сделать это более оперативно».
Основная цель работы самостоятельной службы протокола или отдела, занятого организацией поездок, внутри подразделения закупок – это оптимизация бюджета, который компания расходует на трэвел без снижения числа командировок. Почему на это условие стоит указать особо? Ведь в кризис расходы компаний на персонал, в их числе – бюджет на трэвел, сокращался в первую очередь. «Не всегда можно сократить число командировок и тем самым достичь экономии, – объяснила Тагиля Михайлова, начальник управления протокола ОАО «Промсвязьбанк», выступая на недавно прошедшем в московской гостинице The Ritz-Carlton семинаре. – Цель командировок – это увеличение продаж, продвижение компании, заключение договоров, обеспечение текущей деятельности филиалов и представительств. Инвестор никогда не примет решение о компании, прочитав сообщение в прессе или аналитический отчет. Для него это мертвый документ. Окончательное решение принимается им только на сновании личной встречи, которая является подтверждением серьезности вашего намерения».
Помимо этого, цель работы службы командирования – это упорядочивание поездок сотрудников. «Зачастую в компаниях поездки носят хаотичный характер по причине того, что различные подразделения находятся в разных офисах и одно подразделение не знает, что делает другое, – продолжает эксперт. – Несколько сотрудников могут отправиться в один город, при этом летят разными авиакомпаниями, селятся в разных гостиницах. В рамках больших компаний это расход дополнительных средств, причем довольно больших».
Третья задача отдела – внедрение или актуализация норм на командирование. «Зачастую в компаниях существует некий документ, который на практике почти не используется. Люди, которые его составили, не имеют к организации командировок никакого отношения. Поэтому работать с ним невозможно», – делится опытом Тагиля Михайлова. При этом отсутствие или неэффективность подобной службы, по ее мнению, приводит к ряду неутешительных для компании последствий.
Бывает так, что протокол занимается только командировками первых лиц. В этом случае рядовые сотрудники вынуждены заниматься организацией своих командировок сами. Это приводит к хаосу и многочисленным неудобствам. Порой и руководство, и рядовые сотрудники едут в один регион, при этом сотрудники не знают, какой компанией летят руководители, в каком отеле останавливаются.
Аналогичную ситуацию описала в своем выступлении административный директор PricewaterhouseCoopers Russia B.V. Ирина Кузнецова: «Если рядовому сотруднику нашей компании требуется для рабочих нужд закупить определенный товар, это не значит, что он идет в ближайший магазин и покупает его по обозначенной там цене. Процесс закупок строго регламентирован, и его основы известны каждому сотруднику, поскольку для всех уровней менеджеров проводятся соответствующие тренинги».
Второй минус – отсутствие контроля над расходами. Сложно установить, на что именно потрачены средства сотрудником, который сам организовал свою командировку. В-третьих, отсутствие единого центра приводит к отсутствию управления трэвел-бюджетом. Происходит управление фактически потраченными средствами, но не бюджетам.
«Управление бюджетами – стратегически важная задача, которую мы должны выполнять каждый на своем уровне. Мы не зарабатывающее, а обеспечивающее подразделение, поэтому то, насколько грамотно мы руководим бюджетом на трэвел, определяет степень эффективности нашей работы», – уверена Тагиля Михайлова.
Чем должен заниматься отдел командирования? Помимо оформления командировок для всех сотрудников компании это и оформление виз, паспортов, приглашений для зарубежных партнеров, а также расселение командированных. «За год мы расселяем порядка 800–900 сотрудников филиалов, которые приезжают в Москву на стажировки, выездные совещания и проч.», – рассказала Тагиля Михайлова. Если каждый будет самостоятельно заниматься своим размещением, получится децентрализация. Не смогут поселиться в одной гостинице, поскольку это группы по 50–60 человек. Каждый на своем уровне не сможет добиться лучшей цены для себя. Мы в Москве этим занимаемся, видим потоки, объемы, можем добиваться хороших цен и селить людей в достойных районах Москвы».
Важный аспект работ отдела – это подготовка статистических отчетов. «Бюджет на трэвел складывается из многих маленьких бюджетов – у каждого подразделения свой самостоятельный бюджет, – рассказала Тагиля Михайлова. – В разрезе года, полугодия или квартала мы знаем, сколько то или иное подразделение тратит на авиаперелеты, гостиницы, визы и т.д. Это нужно, чтобы понимать, на чем можно экономить, не теряя качества».
Она добавила, что бюджет в банке формируется сильно заранее – в ноябре 2010 г. уже сформирован бюджет на 2011 г. и первый квартал 2012 г.. При этом цифры несколько условны, поскольку не все понимают четко, сколько и куда будут ездить. Поэтому возникает такая ситуация, что сотрудники одних подразделений ездят активно, и им не хватает заложенных средств. А другие, наоборот, ездят редко. Поэтому служба командирования на основе аналитики имеет право перераспределить бюджет в течение года.
«Корректировки трэвел-бюджета в течение года, конечно, происходят, – говорит Варвара Левина, руководитель группы по организации деловых поездок ОАО «Вымпелком», – часто они зависят от внешних факторов, таких как повышение тарифных сборов, общая экономическая ситуация в стране и в мире».
Economy, Effectiveness, Efficiency
Так определила цель работы группы закупок Ирина Кузнецова, административный директор PricewaterhouseCoopers Russia B.V. Экономия, эффективность, высокие показатели работы поставщика – все это достигается знанием рынка, пониманием нужд своей компании, нюансов и строгими правилами. «Конечно, если кто-то из наших клиентов срочно по нуждам бизнеса решит завтра же лететь в Череповец, то мы организуем ему перелет. Но для сотрудников установлено четкое ограничение – подать заявку на командировку не менее чем за неделю до ее начала. На одном этом мы экономим до полумиллиона долларов в год», – рассказала г-жа Кузнецова.
«С началом кризиса мы более тщательно стали смотреть на поставщиков, чаще проводить тендеры. Тендер на выбор крупного поставщика проводится каждые два года, более мелких – два раза в год. И часто даже просто самим фактом проведения тендера мы побуждаем существующего поставщика снижать цену и перезаключаем контракт на более выгодных условиях», – добавила эксперт.
Эффективность работы отдела определяет и аналитика. «Зная объемы расходов на трэвел, можно добиваться скидок на размещение, поскольку известно, когда, где и в каком объеме оно понадобится. Нам известны приоритетные направления поездок сотрудников, поэтому понятно, с какими отелями и сетями нужно работать. Это же касается и приобретения авиабилетов. Сейчас авиакомпании предлагают корпоративным клиентам очень выгодные условия», – считает Тагиля Михайлова. По ее мнению, при наличии внедренной travel policy экономия на командировках может достигать 20–30%.
«Выразить в цифрах экономию, которая достигается работой отдела, довольно трудно, – считает Варвара Левина, – никто же не считал, сколько стоил бы тот или иной проект, если бы отдел работал неэффективно или не работал вовсе. Но если работа трэвел-отдела слаженна, ее эффективность очевидна».
Отдел командирования во многом упрощает жизнь сотрудников, которым не нужно вникать в тонкости бронирования и оформления виз. К примеру, административные ассистенты компании «3М Россия» отвечают каждый за свое подразделение. Они отправляют в агентство заявки на билеты; отели, с которыми заключены корпоративные договора, бронируются напрямую. «Два человека в агентстве занимаются только нами, я рассматривала вариант имплантов, но для сотрудников нашей компании комфортнее работать со «своими» ассистентами, которые к каждому находят индивидуальный подход, знают предпочтения по гостиницам и аэропортам и прежде, чем отправить заявку в агентство, сами подбирают варианты перелета и обсуждают их с путешественником, смотрят отзывы по отелям в интернете. Таким образом, ассистент на каждую заявку тратит времени больше, чем агент, старается сделать поездку дешевле, но не в ущерб путешественнику и, что самое главное, дает ему ощущение заботы и личного участия», – рассказала Татьяна Леденева, руководитель административных служб компании.
В итоге сотруднику нужно только подать заявку в отдел командирования в установленной форме. И до момента выдачи ему полного пакета документов он может ни о чем не беспокоиться.
Total control
Добиваться существенной экономии помогает строгий контроль над расходами на трэвел и соблюдением норм, прописанных в Travel policy. Это, по определению Тагили Михайловой, главный инструмент работы отдела командирования с сотрудниками.
Задача отдела командирования – осуществлять контроль: не допускать превышения лимита стоимости проживания, нарушений в классе полета. «Выполнение правил travel policy обеспечивается системой заказа командировок на базе Lotus Notes. В формах заявок программно прописаны этапы одобрения поездки в зависимости от направления и стоимости; одобренная заявка попадет ассистенту, и он в рамках указанного в заявке бюджета заказывает отели, билеты, такси, визы и пр. Агент TMC ставит Reason Codes в случае упущенной экономии, выбирая один RC из ограниченного списка. Где мы могли сэкономить, но не сэкономили и почему, мы видим по статистическим отчетам ТМС», – рассказала Татьяна Леденева, руководитель административных служб компании «3М Россия».
При составлении travel policy важно знать, что этот документ должен охватывать все структуры компании, в том числе представительства, филиалы, «дочек» и т.д. Он должен охватывать всех сотрудников, для каждого определяя, какие расходы он может нести в командировках.
При установлении правил приобретения авиабилетов должна учитываться длительность полета. «В нашем банке с началом кризиса ужесточились правила приобретения авиабилетов, поскольку билеты бизнес-класса очень дороги. Теперь этим классом управляющие филиалом или представительством могут лететь только в том случае, если длительность полета составляет более пяти часов. И все равно приобретение такого билета должно быть согласовано с одним из вице-президентов, – рассказала Тагиля Михайлова. – У нас есть также такое понятие, как категорирование. В travel policy для филиалов и представительств прописано, что если данный филиал приносит прибыль, то его управляющий имеет право на бизнес-класс, гостиницу в более высоком лимите и т.д. Таким образом мы мотивируем управляющих на хорошую работу».
В travel policy необходимо четко разграничить пользование трансферами, определить сроки подачи заявок на командировки, порядок оформления загранпаспортов и виз. Нормы на проживание должны основываться на аналитике по регионам: должно быть известно, где сотрудникам лучше и удобней останавливаться, из какого отеля в каком городе будет удобно добираться до места встречи и т.п. Порядок пользования трансфером может разниться в зависимости от региона и его транспортной инфраструктуры. Сроки подачи заявок зависят от региона поездки – по России, в страны СНГ или за рубеж. Грамотно составленная travel policy учитывает эти и еще тысячу других нюансов.
Подготовила Анна Юрьева
