Прошедшим летом в отеле Best Western Vega Hotel & Convention Center были открыты два новых конференц-зала, таким образом, общее количество залов в отеле выросло до 17, а одновременная вместимость конгресс-центра – до 1250 участников. Журнал Business Travel решил поближе познакомиться с конгресс-центром отеля и узнать, насколько оправданы вложения руководства в расширение конференц-возможностей.
В настоящее время конгресс-центр отеля Best Western Vega Hotel & Convention Center представляет собой многофункциональный комплекс, состоящий из 17 залов вместимостью от 10 до 470 человек, бизнес-центра, функциональных зон общего назначения. Шесть залов имеют мобильные перегородки, что дает возможность трансформировать их в три больших по площади. Один из таких залов расположен в непосредственной близости от двух переговорных комнат, имеющих сообщение между собой и залом. На территории конгресс-центра находится бизнес-центр, который выполняет функцию мобильного офиса для организаторов, посетителей мероприятий и гостей комплекса. Конгресс-центр имеет просторное лобби, которое может быть использовано как многофункциональная зона для встречи и регистрации посетителей. В лобби отеля расположено информационное табло, на котором ежедневно размещается информация по текущим мероприятиям.
Конгресс-центр занимает собственный этаж, отделенный от номерного фонда и находящийся в общественных зонах отеля в непосредственной близости от ресторанного комплекса. Данное расположение является удачным и характеризуется легкой доступностью и изолированностью одновременно, таким образом, для организаторов и гостей мероприятий не создают помех гости, размещающиеся в отеле, равно как и при проведении шумных мероприятий удаленность конгресс-центра от приватной зоны отеля гарантирует покой проживающих гостей.
Все залы названы именами великих русских художников и имеют соответствующее оформление, каждый из них имеет свой уникальный дизайн, что является отличительной особенностью конгресс-центра Best Western Vega Hotel & Convention Center. У многих постоянных партнеров отеля есть свои любимые залы, которые бронируются ими из года в год.
С приходом новой команды отдела продаж в Best Western Vega Hotel & Convention Center были четко определены приоритеты: увеличение комплексных продаж услуг отеля, изменение портрета гостя в пользу бизнес-туриста, расширение корпоративной клиентской базы отеля. Таким образом, следуя новой стратегии продаж, за период с весны 2012 года и до настоящего времени в конгресс-центре отеля произошла масса изменений. В частности, были оптимизированы графики работы и распределение обязанностей среди персонала таким образом, что период работы конгресс-центра увеличился и теперь составляет время с 8 до 22 часов; был изменен документооборот; налажена процедура подготовки мероприятий; расширен ассортимент дополнительных услуг. Тарифы на аренду были скорректированы с учетом рыночных условий, изменилась компоновка дополнительных услуг, входящих в стоимость аренды залов и предоставляемых за дополнительную оплату. Все эти меры положительно отразились на лояльности гостей, многие компании, являющиеся долгосрочными партнерами отеля, отмечают, что с конгресс-центром стало удобнее и легче работать.
За последний год конгресс-центр Best Western Vega Hotel & Convention Center принял ряд крупных международных мероприятий различного формата. Клиентоориентированный подход в согласовании параметров мероприятий, внимание к деталям, гибкая ценовая политика, широкий ассортимент услуг, удовлетворение нестандартных пожеланий заказчика – все это позволило конгресс-центру отеля выйти на новый уровень обслуживания. Мультиформатность залов и тщательный подход к организации предоставили возможность проведения на территории конгресс-центра таких мероприятий, как показ детской модной одежды, презентации IT-оборудования, выставки-презентации обуви и одежды, чемпионат по народным танцам, видеоконференции по медицине, образовательные конгрессы и семинары, организация пресс-центра и многое другое.
Учитывая значительно возросший оборот отеля по конгресс-услугам, обоснованным и понятным становится решение руководства Best Western Vega Hotel & Convention Center увеличить количество залов. Качественное предоставление конференц-услуг позволяет привлечь в отель принципиально нового гостя, что влечет за собой расширение бизнес-сегмента клиентской базы, проведение интернациональных широкоформатных мероприятий ведет к увеличению популярности отеля среди российских и иностранных корпоративных компаний, что, несомненно, положительно сказывается на имидже и доходности отеля и бренда в целом.
