Технологическое обеспечение делового мероприятия – это особый процесс, которому на начальном этапе подготовки часто не уделяют должного внимания. Однако над этой стороной организации встречи или конференции зачастую надо работать наиболее тщательно, поскольку в результате от техники требуют того, чтобы она работала бесперебойно и незаметно.
Как правило, в вопросах технического оснащения мероприятия клиенты остаются консервативны, отдавая предпочтение стандартному набору из проектора, экрана и микрофонов. Однако такое явление, как распространение гаджетов и социальных сетей, уже нельзя игнорировать. Эксперты утверждают: большая часть новинок в техническом обеспечении мероприятий связана именно с этим явлением.
Не отходя от стандарта
Технические средства, которые используются при проведении того или иного мероприятия, всегда зависят от цели и характера события и его бюджета. Чаще всего используется стандартное оборудование: экраны, проекторы, системы звукоусиления и синхронного перевода.
В то же время, по словам экспертов, сейчас даже при заказе небольших конференций набор технического оснащения существенно варьируется. «Набор технических средств зависит от формата планируемого мероприятия и от бюджета клиента. Если мы говорим о креативной презентации в едином формате, то оснащение может быть очень разное: от светодиодной подсветки зала до застилки настоящего газона. Когда же речь идет о проведении стандартных презентаций или конференций, всё более единообразно: система звукоусиления, кликер, проектор, флипчарты», – рассказала Анастасия Казакова из департамента по развитию бизнеса компании MaxiMICE.
Отмечается, что зачастую клиенты на начальном этапе планирования мероприятия не уделяют техническому оснащению должного внимания, поэтому в результате приходится ограничиваться лишь самым необходимым. «Технические пожелания часто носят крайне неструктурированный характер, поскольку этому пункту подготовки мероприятия при бюджетировании и начальном планировании не уделяется достаточного внимания. Поэтому зачастую мы встречаемся с необходимостью решить вопрос технического оснащения средствами, предоставляемыми по минимальной стоимости», – говорит MICE-директор ATH American Express Лада Евтюкова.
Все ушли в онлайн
Несмотря на то, что базовый набор для проведения деловой встречи или презентации в целом не меняется, технологические новинки проникают в эту индустрию достаточно быстро. Как правило, за ними следят компании-организаторы, именно они предлагают внедрение того или иного новшества. Обычно оно призвано упростить и ускорить взаимодействие с гостями и участниками встречи. «Все новые сложные технические решения прежде всего призваны к «ускорению» и «упрощению» способа передачи информации, – уверена руководитель направления ивент-мероприятий компании Continent Express Татьяна Дубская. – Базисный набор остается прежним, тем не менее профессионалы рынка всегда следят за новинками индустрии, предлагая клиентам всё новые решения для одних и тех же задач. Всё чаще вместо экрана с проектором используют бесшовные панели и плазмы touch screen. Некоторые компании для усиления эффекта презентуемого продукта и/или усиления мотивации аудитории используют в презентации такие современные технологии, как 3D mapping».
В качестве примера эксперт привела мероприятие, проведенное Continent Express осенью этого года по заказу крупной фармацевтической компании. Это была серия небольших конференций по восьми городам России, в ходе которых каждый участник, используя специальное приложение, мог с помощью планшетов пообщаться с коллегами из других городов. «Безусловно, классическое техническое обеспечение в виде проектора, экрана и тому подобного никто не отменяет, но всё чаще мы используем продвинутые технологии, такие как тач-панели и возможности платформ iOS и Android», – рассказала Татьяна Дубская.
Использование инноваций при проведении мероприятий происходит в основном в области применения мобильных устройств и социальных сетей для обмена мнениями и информацией, подтверждает Лада Евтюкова. «Более того, сейчас существуют компании, чьим бизнесом являются решения по оптимизации работы с данными при организации больших мероприятий. Такие продукты синхронизируют вопросы регистрации участников, мгновенное обновление программы конференции, информационные рассылки и многое другое. При этом, к сожалению, как в России, так и за рубежом Wi-Fi, как правило, недостаточно хорошо справляется с нагрузкой единовременного обращения участников мероприятия к ресурсам сети», – поделилась она.
Поскольку мобильные устройства становятся всё популярнее и уже с уверенностью можно сказать, что у каждого участника будущей встречи окажется с собой один или несколько гаджетов, компании-организаторы используют этот факт в своей работе.
По словам Татьяны Дубской, Continent Express всё чаще предлагает клиентам разработку онлайн-приложений, благодаря которым участники могут загрузить программу мероприятия в свой телефон или планшет, настроить напоминания, выбрать ту или иную активность. Также большую популярность приобрели командообразующие программы с использованием планшетов. Для организации онлайн-фото-конкурсов всё чаще задействуются Instagram и Facebook.
Помимо мобильных устройств и соцсетей среди ноу-хау, которые периодически используются при проведении мероприятий, можно отметить различные гаджеты, обладающие рядом интересных возможностей. «В частности, они позволяют взмахом руки листать слайды или транслировать программу мероприятия на стену. Причем каждая часть такого устройства анимирована и реагирует на движение. Например, если участник конференции хочет подробнее узнать о спикере, ему достаточно прикоснуться к его имени и вся информация появится на стене», – говорит Анастасия Казакова.
Эксперты подчеркивают: нестандартное оборудование заказывается только в тех случаях, когда его использование обосновано и поддерживает основные цели проведения мероприятия. Зачастую основная цель – это привлечь внимание, достичь wow-эффекта. «Для произведения wow-эффекта нестандартное оборудование используется на крупных и имиджевых мероприятиях», – говорит Татьяна Дубская. Как правило, это презентации, запуск новых продуктов, мотивационные мероприятия для дистрибьюторских сетей.
Общение на расстоянии
В связи с распространением широкополосного Интернета часто говорилось о перспективах видеоконференций, которые могли бы помочь существенно снизить расходы компаний на передвижение сотрудников и сэкономить их время.
«На Западе всё больше компаний, в том числе и крупных, стараются полностью перейти в онлайн-режим и большинство встреч проводят в режиме видеоконференций. Это позволяет значительно сэкономить трэвел-бюджеты», – рассказала Татьяна Дубская. По ее словам, в России пока не во всех городах есть необходимое оборудование, но этот вопрос решаем.
По мнению Лады Евтюковой, видеоконференции нельзя назвать повседневной практикой. В то же время они не относятся и к новинкам в индустрии встреч. «Дело в том, что далеко не всегда цель мероприятия предполагает необходимость видеосвязи. С другой стороны, когда в задачи по подготовке входит организация трансляции, как, например, на Международном форуме инноваций в business travel, который мы проводили в апреле, организовать это несложно», – говорит эксперт.
По словам Анастасии Казаковой из MaxiMICE, видеоконференции, помимо практического применения, также используются для достижения wow-эффекта. По ее словам, появилось множество «фишек», используемых организаторами. К примеру, 3D-конференции или голограммы, заменяющие или дополняющие (в зависимости от идеи) реальных спикеров. «Сегодня эти технологии уже работают на должном уровне», – считает она. В качестве примера Анастасия Казакова привела один из недавних проектов MaxiMICE, проводимый в Одессе для команды клиента, которая работала на тот момент около девяти месяцев. «Креативная идея появилась из аналогии со сроком выхода корабля в плаванье. Так, все залы были залиты голубым цветом, символизирующим водную стихию, на экранах во время выхода спикеров появлялась анимированная заставка с плывущим кораблем и специальные фотожабы», – рассказала она.
Обойдемся без сюрпризов
Вне зависимости от того, используется ли при проведении мероприятия стандартный набор технических средств или совсем недавние изобретения, для заказчика главное, чтобы в ходе презентации или встречи техника «не дала о себе знать».
Поэтому зачастую предпочтение отдается базовому набору технологий. «Люди доверяют в основном проверенным средствам, и это особенно свойственно нашей российской ментальности», – говорит Татьяна Дубская. По ее мнению, вне зависимости от степени сложности мероприятия главное – соблюдать три простых правила: работать с проверенными партнерами, не экономить на технике и проверять всё заранее: «Нужно четко понимать, кому ты доверяешь техническую поддержку – опытный и надежный подрядчик всегда всё делает заранее и в срок. И даже если происходят накладки, они быстро устраняются. А если вам довелось работать с некомпетентными партнерами, могут возникнуть проблемы и с единственным микрофоном, который за минуту до начала конференции перестанет работать».
Аналогичной точки зрения придерживается Лада Евтюкова. По ее словам, самое стандартное оборудование в силу ряда причин может преподнести максимальное количество непредвиденных сюрпризов: «Совет можно дать один: обратиться к профессионалам и не забывать о необходимости качественного технического оснащения мероприятия при его планировании», – говорит она. Кроме того, по словам эксперта, распространена практика, когда при выборе площадки вопросы ее технического оснащения откладываются на потом и урегулируются по остаточному принципу, а это и есть наиболее типичная ошибка.
«Набор технологических инструментов может быть любой, залог успеха в том, чтобы жестко соблюдать тайминг и проводить предварительные инспекции с подрядчиком на площадку. На это, к сожалению, не всегда есть время, но делать это нужно обязательно», – поделилась опытом Анастасия Казакова из компании MaxiMICE.
Мнение эксперта
Наталья Жесткова, руководитель MICE-департамента UTS Group:
– Для небольших деловых мероприятий техническое оснащение остается стандартным: проекционное оборудование, системы звукоусиления, флипчарты, плазменные панели, презентаторы, оборудование для синхронного перевода, а также система «круглый стол».
Новинки в техническом обеспечении мероприятий есть, но пока они используются не так широко. В числе таких новинок можно выделить использование планшетов для презентаций, видеоэкранов, интерактивных экранов, различных беспроводных технологий. Не так давно появилась практика использования единого сайта мероприятия, на котором можно создать уникальный для данного события контент с программой и форумом. Для event-мероприятий к новинкам можно отнести 3D-мэппинг.
В последнее время нередко специально для мероприятия создаются приложения для iOS и Android. Это закрытая мобильная программа для каждого из участников события: схема города, туристические маршруты, контакты сопровождающих, тайминг мероприятия и пр.
Если подойти грамотно к подготовке мероприятия, то неполадок быть не должно. Главное – использовать проверенного поставщика и брать всё из одних рук, чтобы была единая настройка всего мероприятия. Необходимо обращать внимание на все детали – освещение, размеры помещений и др. Кроме того, на мероприятиях, в которых используется новое оборудование, необходимо присутствие техников. В некоторых случаях необходимо дублировать оборудование, в том числе и самое простое, такое как проекторы.
На таких мероприятиях, как выставки и презентации, технические новинки зачастую призваны создавать wow-эффект. В то же время использование чего-то нестандартного на конференциях – нечастая практика.
Инициатором редко выступает клиент, так как зачастую он не всегда знает о новинках. С предложением попробовать что-то необычное выступает компания-организатор, однако решающую роль в принятии окончательного решения будет играть бюджет мероприятия, поскольку, к примеру, создание приложения требует значительных финансовых затрат.
