Директор по развитию бизнеса HRS Russia & CIS Александра НАУМОВА: «Организация мероприятия – стихийное бедствие или четкий расчет?»
При подготовке к проведению мероприятия зарубежные и российские корпорации традиционно преследуют одни и те же цели: качественно провести мероприятие и максимально сэкономить бюджет. Однако способы достижения результатов и процессы подготовки к мероприятию заметно отличаются.
Западные компании делают акцент на трэвел-политику, аналитику затрат и заблаговременное планирование: отбор поставщиков, подбор лучшей гостиницы для размещения, оптимальной площадки под мероприятие, дополнительных услуг и организацию логистики. Компании планируют мероприятия за 8–10 месяцев, а крупные конгрессы и съезды – за год и даже за полтора года. Они внимательно выбирают поставщика, активно используют SMMP (Strategic Meetings Management Program), чтобы на выходе добиться наибольшей эффективности от мероприятия, получить качественный продукт и максимальную экономию бюджета.
Российские фирмы в большинстве своем пока не применяют заблаговременное стратегическое планирование даже крупных и наиболее значимых событий, не говоря уже о семинарах и конференциях для небольших групп. Даже такое, казалось бы, «легко прогнозируемое» событие, как празднование Нового года, у большинства российских компаний всё еще организуется довольно стихийно по сравнению с их зарубежными коллегами.
Если в марте спросить трэвел-координатора крупной российской компании, где они будут проводить новогодний корпоратив, 70% скажут, что еще не определились или даже не начинали поиски поставщика услуг. Зарубежные компании такого подхода к организации ежегодного крупного события просто не поймут. Ведь они знают, сколько можно сэкономить, забронировав мероприятие заранее.
В России заявка на организацию мероприятия под ключ (включая поиск групповых билетов, отеля, площадки для конференции и дополнительных услуг), присланная за 10–20 дней до его начала, не вызывает удивления у локальных MICE-агентств и ТМС. В то же время крупные международные игроки бизнес-туризма скорее откажутся от выполнения работ в такие сжатые сроки.
Для сравнения, западные компании высылают запрос подрядчикам за 10–12 месяцев при планировании масштабных мероприятий, минимум за 3–4 месяца начинается планирование менее сложных групповых выездов (тренинги, семинары). Этого срока достаточно, чтобы выбрать лучшего поставщика, получить качественный продукт и оптимизировать затраты.
Запрашивая организацию конференции или тренинга в последний момент, российские корпорации всё еще пытаются экономить в основном за счет подбора ТМС или MICE-агентства, заявившего минимальную цену и уровень агентского вознаграждения в своем коммерческом предложении. Других способов экономии рынок поставщиков просто не оставляет (на рейсах нет мест, лучшие отели не подтверждают номера, свободный конференц-зал расположен слишком далеко, неизбежно возникают непредвиденные дополнительные расходы).
Нужно отметить, что за рубежом клиент платит агентству сервисные сборы за разработку концепции мероприятия, его профессиональную подготовку и координацию не менее 10%. Средний сбор российского агентства зачастую составляет 5–8% от общей суммы мероприятия (стоимости проживания, перелета, аренды площадок и дополнительных услуг), некоторые клиенты на этом не останавливаются, пытаясь снизить планку сервисного сбора и проводя тендеры по подбору поставщика в сжатые сроки.
Принимая во внимание короткие сроки на подготовку и реализацию задуманного проекта, многим агентствам просто невыгодно заниматься такими заказами. Из-за отсутствия аналитического стратегического планирования мероприятия страдает качество его организации и исполнения: наиболее популярные площадки и отели уже заняты, мест на удобные по времени и оптимальные по стоимости рейсы уже нет, клиент или доверенное агентство не успевает получить действительно лучшие предложения от отелей и площадок, которые, в свою очередь, не успевают подготовиться, чтобы предложить максимально удобные условия для клиента и показать высокий уровень сервиса. В итоге клиент получает некачественный продукт, приготовленный на скорую руку.
Кроме того, у многих российских компаний, которые пользуются услугами ТМС и MICE-агентств, есть задача по максимуму снизить сервисный сбор агентства. Такие клиенты, как правило, не задумываются о том, что подобный заказ скорее отдадут в работу начинающему специалисту, чем его высокооплачиваемому более опытному коллеге, что также в итоге скажется на профессиональной подготовке мероприятия.
Организацию мероприятия в каком-то смысле можно сравнить с приготовлением блюд: если вы сделали заказ и уже через пять минут потребуете принести блюдо, в одном заведении вам вежливо объяснят, что оно еще готовится, а в другом вынесут «быстрое» блюдо из полуфабрикатов.
Независимо от того, организует ли компания мероприятие самостоятельно или прибегает к услугам агентства, очевидно, что более эффективным будет не «бороться» с сервисными сборами агентов-координаторов, а уделять больше времени планированию мероприятия и аналитике затрат. Тогда можно сэкономить 20–30% бюджета на мероприятие.
Компании, которые стремятся оптимизировать затраты на мероприятия не в ущерб качеству оказываемых услуг, всё чаще начинают перенимать опыт зарубежных коллег и прибегать к стратегическому планированию. Подобный план у каждой компании уникален: при его разработке учитываются цели и задачи компании, стратегия мероприятий, процессы подбора поставщиков, координации мероприятия, особенности корпоративной трэвел-политики.
