Несмотря на экономический кризис, компании продолжают отправлять сотрудников в деловые поездки, в том числе и на международные выставки. Однако эксперты отмечают тенденцию к уменьшению затрат на проводимые мероприятия. Сегодня, как правило, на выставки едут только топ-менеджеры.
На выставку – быстро и дешево
Самым тяжелым временем для рынка MICE-услуг и, в частности, для организаторов поездок на выставки, оказалось начало 2009 года, когда объем заказов в среднем сократился на 20% (в некоторых компаниях падение достигло 30-50%). К осени ситуация начала выправляться, и сейчас многие операторы отмечают заметное оживление рынка. Правда, сокращаются бюджеты, выделяемые на поездки, уменьшается их длительность и число выезжающих сотрудников, компании стараются добиться скидок, да и борьба за клиента стала значительно жестче.
По мнению менеджера департамента туристического сервиса компании Concord Group Екатерины Тыняновой, спрос на организацию поездок на международные выставки по сравнению с 2008 годом снизился на 40%. Сократился и количественный состав выезжающих делегаций.
«В течение прошлого года мы наблюдали определенный спад и по количественному составу делегаций, и по бюджету, – соглашается с коллегой Татьяна Русанова, заместитель руководителя департамента зарубежных поездок компании «Демлинк Трэвел». – Но начало 2010 года нас пока радует. Выставки, например во Франкфурте, пользуются спросом. Конечно, размещений в отеле 5* практически нет, но количество посетителей и длительность пребывания в стране выросли».
«Компании стали намного реже и в меньших объемах финансировать бизнес-поездки любого рода, в том числе и на выставки, – говорит Александр Калинин, руководитель отдела выставок и конгрессов департамента корпоративных мероприятий «СТБ Турс». – Командируется меньше сотрудников, и селятся они в бюджетных отелях».
«Если раньше компании выезжали на выставки большими делегациями – по 50–70 человек, то сейчас численный состав сокращается, уменьшается время пребывания, – рассказывает Ольга Петрова, директор департамента делового туризма BSI group. – Обычно к выставке приурочиваются поощрительные или ознакомительные поездки. Сейчас их заказывают редко».
Что касается стоимости выставочных площадей и других составляющих бизнес-мероприятия (оформление визы, авиаперелет, проживание, трансфер), то, несмотря на кризисные явления, она не снизилась. «Конечно, организаторы выставок стараются идти на уступки, например, снижают цены на выставочные места, но это незначительные действия, – рассказывает Александр Калинин, – ведь это в их интересах – привлечь как можно больше участников и посетителей». А вот многие зарубежные партнеры и отели проявляют гибкость в ценовой политике и делают все возможное для удержания клиентов. «В течение прошлого года было много специальных акций по авиабилетам», – сообщила Татьяна Русанова.
Фармацевты forever!
В каждой отрасли есть основная крупная выставка, которую клиенты стараются обязательно посетить. Например, строительная выставка Bauma; выставка по автоматизации зданий и электрооборудования Light + Building; санитарного оборудования, систем отопления и кондиционирования воздуха ISH; компьютерная выставка CEBIT; выставка производителей вина и спиртных напитков ProWein; готовых продуктов питания и напитков Anuga; выставка мясной промышленности IFFA; домашнего текстиля и тканей для оформления интерьера Heimtextil; мебельная выставка Salone Internationale Del Mobile; туристические ITB и WTM и др.
По наблюдениям Татьяны Русановой, в настоящее время имеет место следующая тенденция: основная выставка проходит в Европе, после чего этот же организатор проводит менее крупную выставку по той же тематике в странах Азии, Китае или Японии. И клиенты могут выбирать, куда ехать. С коллегой согласна Ольга Петрова: «В условиях сокращения бюджетов клиенты, как правило, выбирают поездку на одну крупную выставку, допустим в Юго-Восточной Азии, а не на несколько небольших в Европе».
В 2010 году на смену банкирам, инвестиционным, строительным и IT-компаниям, активно посещавшим выставки в прошлые годы, пришли фармацевты и ритейлеры. «При общей тенденции к сокращению бюджетов на поездки есть клиенты, которые вообще не изменяют бюджеты – это фармацевтические компании», – утверждает Александр Калинин и напоминает, что человек может спокойно обойтись без автомобиля, а без лекарств никак. Поэтому фармацевтические компании как проводили мероприятия, так и будут их проводить, несмотря на все экономические катаклизмы.
По-прежнему посещаемы пищевые, телекоммуникационные, строительные, текстильные, мебельные выставки, форумы по нефтегазовой тематике, военные и авиационные салоны. И если строительные и архитектурные компании серьезно сократили бюджеты на поездки, то на клиентов, посещающих военные и авиационные выставки, кризис повлиял меньше, утверждают эксперты.
По информации менеджера департамента туристического сервиса компании Concord Group Екатерины Тыняновой, российские специалисты практически перестали посещать инвестиционные выставки (MAPIC, Exporeal), значительно меньше участников и посетителей из России и на крупнейшей инвестиционной выставке MIPIM. Эксперт компании Concord Group также отметила сокращение количества выставочных дней. «Некоторые выставки уменьшают продолжительность проведения мероприятия, например, с пяти до четырех дней», – сообщила Екатерина Тынянова.
Планируйте поездки заранее
Главный и основной совет экспертов – заблаговременно планировать поездки на выставки. Ведь, как правило, сотрудники компании каждый год ездят на одни и те же отраслевые мероприятия. Конечно, ближе к дате выезда состав делегации может измениться, но лучше начать оформление документов заранее. «Какова бы ни была экономическая ситуация, чем ближе к дате поездки, тем дороже все ее составляющие и меньше выбор», – говорит Ольга Петрова.
«Часто с оформлением на выставку клиенты обращаются за месяц до поездки, – комментирует ситуацию Татьяна Русанова. – К этому моменту выясняется, что дешевых тарифов на авиаперелет уже нет, недорогие отели находятся далеко от выставочного центра, а документы на визу надо отдавать уже завтра, иначе паспорт не успеет вовремя вернуться из консульства». Частенько клиенты не обращают внимания на срок действия паспорта, на праздничные дни, когда консульства не работают, и т.д. Или еще не оформлена виза, а по отелю уже наступают штрафные санкции или авиабилеты на удобные рейсы по интересным ценам заканчиваются. В таких случаях поездка готовится в стрессовой ситуации, причем и для сотрудника travel-агентства, и для клиента.
Александр Калинин называет основные типичные ошибки клиентов при попытке самостоятельной организации поездки. Прежде всего, это неграмотный выбор гостиницы, неверный расчет времени подачи такси при организации трансферов. А ведь при деловой поездке каждая минута на счету! «Чтобы не совершать ошибок при организации поездок на выставки, обращайтесь в travel-агентства, где работают профессионалы своего дела, которые все эти ошибки предупреждают», – советует эксперт.
Как организовать поездку на выставку
В целях оптимизации расходов компании зачастую сами берутся за организацию поездки на выставку, не обращаясь к услугам профессионалов MICE-индустрии. В этом случае необходимо хорошо продумать основную цель визита, детально изучить официальный сайт выставки, тщательно скорректировать не только даты, но и часы, и даже минуты вылета/прилета, трансфера, начала/окончания выставочных мероприятий, экскурсий, решить проблемы с питанием и проживанием участников и т.д. Кроме того, важно распланировать время пребывания так, чтобы можно было помимо непосредственно работы съездить на экскурсии, посетить интересные места или просто отдохнуть.
Также следует помнить, что цели туристических и деловых поездок различаются принципиально, поэтому во главу угла необходимо ставить все-таки рабочие моменты, в отличие от индивидуального туризма, где главное – отдохнуть и насладиться красотами страны пребывания. Поэтому при организации поездки на выставку все-таки гораздо проще и выгоднее обратиться в компанию, специализирующуюся на выставочном туризме. И тогда поиском и предоставлением информации будут заниматься профессионалы, а вам останется только утвердить предложенный вариант.
Специализированные агентства, организующие бизнес-путешествия и, в частности, поездки на выставки, могут значительно сократить командировочные расходы своих клиентов, оптимизировав их travel-политику. Например, предоставив своим клиентам анализ поездок их сотрудников. В подробных отчетах содержится информация о том, кто и куда летает, по каким ценам приобретаются авиабилеты, в каких гостиницах люди проживают. Можно увидеть, например, что компания тратит на поездки в Париж ежегодно $400 тысяч. При этом сотрудники летают разными авиакомпаниями. Заключив же трехсторонний договор на корпоративное обслуживание, допустим, с «Аэрофлотом», можно получить существенные скидки. Или у компании в приоритете размещение в гостиницах цепочки Hilton. Соответственно, сотрудники должны заселяться во всех странах прежде всего только в гостиницы, работающие под этим брендом. В этом случае тоже можно рассчитывать на значительные скидки, но уже от хотельера.
Каждый раз travel-агентство может предложить наиболее оптимальное решение для экономии бюджета поездки, хотя, безусловно, выбор всегда остается за клиентом. В том числе и выбор самого агента. И здесь на первый план выходят комплекс предоставляемых компанией услуг и качество сервиса.
МНЕНИЕ ЭКСПЕРТА + фото
Ездить стали максимально эффективно
Татьяна РУСАНОВА, заместитель руководителя департамента зарубежных поездок компании «Демлинк Трэвел»
Какие поездки на выставки чаще всего заказывают клиенты: организацию выезда для топ-менеджеров, участие компании собственным стендом? В какие страны едут чаще?
В зависимости от потребности компании на выставки выезжают специалисты разного уровня. Но сейчас в связи с сокращением размеров делегаций, как правило, едут именно те сотрудники, которые работают непосредственно на стендах или участвуют в переговорах. Лидерами по-прежнему остаются европейские страны и Китай. Из отраслевых наиболее посещаемыми можно назвать выставки пищевой промышленности, телекоммуникационные, строительные, текстильные, мебельные.
Стали ли поездки на выставки дороже?
В валютном эквиваленте поездки стали дешевле, но в рублевом – в связи с изменением курса наши клиенты это не могут ощутить в полной мере. Многие зарубежные партнеры и отели проявляют гибкость в ценовой политике и делают максимум возможного для удержания клиентов. В течение прошлого года было много специальных акций по авиабилетам.
Чего можно ожидать в 2010 году?
По результатам посещения международных туристических выставок могу сказать, что отели и поставщики услуг очень заинтересованы в выравнивании объемов. Мы надеемся, что роста цен не будет. Также хотелось бы, чтобы отели активизировали продажи именно через туроператоров. Не секрет, что в прошлом году при бронировании через сайт отеля клиенты зачастую получали более интересные цены, чем при работе с туроператорами. Наверное, это была вынужденная мера, но для нас не очень интересная.
МНЕНИЕ ЭКСПЕРТА + фото
«Горящих» туров на выставки не существует
Екатерина ТЫНЯНОВА, менеджер департамента туристического сервиса компании Concord Group
Как кризис повлиял на количество поездок на выставки?
В связи с кризисом поток клиентов на международные выставки уменьшился примерно на 40%, компании выбирают наиболее престижные мероприятия для посещения. Если раньше ездили делегации составом до двадцати сотрудников одной организации, то теперь командируются не более пяти человек. И гостиницы выбираются более тщательно – в зависимости от бюджета компании и статуса участников делегации.
Стали ли поездки на выставки дороже?
Да, подорожало все: визы, авиаперелет, (например, теперь нельзя сдать билет бесплатно, обязательно взимается 15 евро), проживание, транспорт.
Дают ли организаторы выставок скидки участникам? Или цены по-прежнему растут?
Политика организаторов не меняется. Если выставка престижная, то получить на ней скидку можно в случае, если участвуешь впервые с коллективным или национальным стендом, это приветствуется. Если выставка не раскрученная, то получить скидку можно, но такие мероприятия не пользуются спросом у российских специалистов. Так, медицинская выставка Milano CheckUp в Милане вообще отменилась, не выдержав конкуренции с выставкой Medica в Дюссельдорфе.
Несколько советов для компаний-клиентов, выезжающих на зарубежные выставки.
Главное – планировать деловую поездку заблаговременно – не менее чем за полгода до мероприятия, тогда можно получить все скидки, ведь «горящих» туров на выставки не существует.
Светлана НИКОЛАЕВА
