Наиболее распространены, казалось бы, вполне безобидные способы: покупка более дорогих классов билетов ради получения большего количества миль на карту, покупка более дорогих билетов на авиакомпании, где у сотрудника есть своя мильная карта, при наличии более дешевых вариантов. Это вроде бы и не воровство как таковое, но это то, что может очень дорого обходиться компании, так как весь бюджет на авиабилеты может вырасти на 10–20%. А для компаний, которые тратят на билеты 100–150 млн рублей в год, – это очень заметные деньги. То есть здесь основное – это массовость использования.
В одной крупной компании была распространена схема апгрейдов в отелях, когда сотрудник бронировал самый дешевый номер, а его руководитель одобрял командировку. Приехав в гостиницу, сотрудник переселялся в гораздо более дорогой и комфортный номер. Отчет о командировке в этой компании сдавали напрямую в бухгалтерию, которая знала, что командировка была одобрена, но при этом понятия не имела, какой номер в отеле был разрешен. Эта схема так разошлась по компании, что ей начали пользоваться сотни сотрудников (всего в командировки в ней ездят более 5 000 человек в год). И компания теряла миллионы рублей.
В том, что касается мошенничества в чистом виде, обычно участвует один или несколько человек, но даже они могут принести ущерб, измеряемый миллионами рублей. Мы сталкивались со случаями, когда авиабилеты выписывались на уволившихся сотрудников компании и потом обналичивались через выписавшее их агентство. При этом деньги клались в карман. Еще проще все обстоит с железнодорожными билетами, которые можно обменять на деньги в кассе любого вокзала. Были случаи, когда сотрудник периодически выписывал билеты СВ на поезд Москва–Владивосток стоимостью 60 000 рублей, а потом сдавал их на вокзале и забирал себе наличные.
С отелями действуют похожие схемы, когда номера бронируются на бывших или даже существующих (но ничего об этом не подозревающих) сотрудников компании. И тот, кто осуществляет эти действия, дарит подарки в виде бесплатного проживания себе и своим коллегам. Одну сотрудницу крупной ретейл-компании поймали на том, что она не только сама жила полгода в пятизвездочном отеле за счет компании, но и за год потратила несколько миллионов рублей компании на гостиницы для родственников и друзей.
Более мелкое мошенничество в командировках – это ужины с друзьями, знакомыми или даже партнерами, когда счет делится на всех и все платят свою долю наличными. При этом кассовый чек забирает наш командированный и заявляет, что он провел деловой обед и потратил полную сумму, которую предъявляет своему работодателю к возмещению. Представьте себе, что это ужин в Лондоне на 6 человек и получилось по 100 фунтов на человека. В результате наш герой получает от компании 500 фунтов (56 тысяч рублей) за расходы, которые не имеют к бизнесу никакого отношения. И кладет эти деньги себе в карман. Всего-навсего 100 таких ужинов в год, и мы получаем мошенничество на 5,6 млн рублей. А что такое 100 ужинов в год для компании, где тысячи командировок.
Ну и, конечно, очень распространена схема «откатов» закупщикам или трэвел-менеджерам компаний-клиентов. Когда договор заключается по завышенным ценам, а закупщик получает процент от общего бюджета, проходящего через агентство. Учитывая, что некоторые компании тратят на командировки сотни миллионов рублей в год, даже 1–2% от этой суммы – это большие деньги.
Еще одна распространенная схема – это подделка агентством электронных билетов, в которые вставляется «скрытый сбор». Ведь в билете столько цифр – тариф, налоги и сборы, что никто не заметит добавленную тысячу рублей. Эти деньги агентство либо полностью оставляет себе, либо делится с закупщиком. Практически в любом тендере, в результате которого сбор агентства составляет меньше 300 рублей, впоследствии присутствуют скрытые сборы.
Для того чтобы избежать мошенничества, в первую очередь нужно отказаться от наличия собственного отдела по организации командировок. По нашему опыту 90% мошенничеств были именно в тех компаниях, в которых организацией командировок занималась внутренняя служба. Ведь эти люди отлично знают систему изнутри, и в случае, если они настроены на обман своего работодателя, они могут легко это сделать. Но даже если организацией командировок занимается человек кристально честный, он может не знать всех тонкостей. Ведь большинство из тех, кто работает в этой службе, – это бывшие ассистенты, которые вообще не имеют опыта в бизнес- трэвел.
К сожалению, даже службы безопасности компаний недостаточно знают детали этого бизнеса, для того чтобы осуществлять полноценный контроль.
Так как ATH American Express работает с большим количеством очень эффективных иностранных компаний, мы видим лучшие практики, позволяющие не только избежать мошенничества, но и экономить на командировках до 20% общего бюджета.
Наиболее эффективный способ – это выбрать надежное корпоративное агентство с хорошей репутацией и возложить на него как функцию оптимизации расходов, так и контроль соблюдения политики, которую агентство разрабатывает вместе с клиентом. После этого согласно политике выстраиваются процедуры, позволяющие контролировать правила как на этапе оформления командировки, так и на этапе отчетности. При этом ответственность лежит не на внутренней службе компании-клиента, из которой людей можно только уволить, а на профессиональном агентстве, которое берет на себя все финансовые и репутационные риски. И поэтому оно кровно заинтересовано в детальном контроле. При этом у таких агентств огромный опыт работы с самыми разными компаниями.
А если в договор с агентством еще и включено условие о бонусе в размере доказанной экономии, то оно будет помогать клиенту с заключением специальных договоров со скидками, аналитической отчетностью о соблюдении политики разными подразделениями компании и т.д.
Область организации деловых поездок – очень комплексная и сложная. При этом у многих клиентов есть ощущение, что они отлично ее понимают и могут эффективно ей управлять. Это иллюзия. Именно поэтому самые эффективные компании понимают, что любым делом должны заниматься профессионалы. И даже те из них, которые имеют бюджеты на командировки в 500–800 млн рублей в год, не имеют ни одного собственного сотрудника, занимающегося их организацией, а отдают эту функцию на 100%-ный аутсорсинг специалистам ТМС (Travel Management Company).
Андрей ВОРОНИН,
председатель совета директоров компании ATH American Express
