BusinessTravel №1, Февраль 2017 «Мастерство масштабных мероприятий»← Вернуться к журналу

Мастерство масштабных мероприятий


Конгресс-центр Центра международной торговли, пожалуй, самый знаменитый в Москве. О том, как он работает, в чем секрет организации уникальных мероприятий, и как он будет меняться в будущем, рассказывает директор Департамента конгрессной деятельности и развития новых видов бизнеса ЦМТ Дарья САЛАМАТОВА.

Как давно вы начали заниматься конгрессной деятельностью? На ваш взгляд, каковы особенности работы руководителя крупнейшего Конгресс-центра в стране?

С конгрессной деятельностью я столкнулась еще в студенческие годы, когда работала в агентстве. Мне приходилось работать на площадке и решать вопросы, связанные с размещением гостей. Через несколько лет после этого я выступала организатором международного медицинского конгресса, и объем задач серьезно вырос: к размещению гостей добавилось проведение конференции, организация экспозоны, верстка и печать тезисов, организация экскурсионно-туристической программы, гала-ужина, всей логистики проекта, работа со спонсорами. Я уже отвечала за целый проект и команду, которая над ним работала. Теперь, когда я возглавляю Конгресс-центр ЦМТ, опыт прошлых лет мне пригодился. И когда в сентябре 2016 года мы стали соорганизатором большого события – 33-й конференции технопарков, и потом организатором «Примаковских чтений» – у меня были уверенность и готовность провести их на высоком уровне. Крупнейший Конгресс-центр подразумевает стабильный объем крупных международных ивентов. К сожалению, в связи с геополитической ситуацией такихмероприятий не так много, и приходится постоянно искать новые решения и пути развития. Поэтому главной особенностью я бы назвала сочетание системности и креативности в подходах. Без первого не будет отлаженной как часы работы на площадке, без второго начнется стагнация.

Каковы преимущества Конгресс-центра ЦМТ перед другими московскими площадками?

Прежде всего, это площадка с богатой историей. Когда строили комплекс, архитектурные решения были поистине прорывным, практически все материалы были импортными, так как не то что их аналогов в СССР на тот момент не существовало, не было технологий, которые могли бы обеспечить реализацию данного проекта. Возможно, именно поэтому здесь получили прописку такие популярнейшие телепередачи, как «Что? Где? Когда?» и «Голубойогонек», здесь разместился магазин «Березка». В нашем Конгресс-центре выступали: Маргарет Тэтчер, Генри Киссинджер, Хуан Антонио Самаранч, Жак Роге, принц Майкл Кентский, принцесса Анна, главы зарубежных государств и правительств. И сегодня проведение мероприятия в ЦМТ – это статусно и престижно. Именно поэтому нашу площадку выбирают для проведения таких событий, как: Всемирный конгресс соотечественников, ежегодный Форум государств – участников СНГ, серия форумов Российского экспортного центра, презентация нового сезона телеканала НТВ и многих других.

Многие сотрудники работают здесь со дня основания и до сих пор любят и ценят это место, бережно хранят воспоминания и опыт. Так что здесь «история» – это сохранение традиций и стремление к высокому качеству.

С годами логистика организации мероприятий стала даже лучше. Москва разрастается, и в масштабах новых границ города Конгресс-центр все ближе к сердцу Москвы – Кремлю. Он находится рядом с основными трасса-

ми, что дает возможность быстро попасть отсюда в любую точку, будь то центр города или аэропорт. У нас отличная большая охраняемая парковка и совмещенная с городским парком территория. Помимо этого, большой опыт организации управления потоками гостей: начиная от регулировки движения и помощи в парковке во время крупных мероприятий и заканчивая возможностью направить разные потоки гостей в один и тот же зал, чтобы они при этом не пересеклись. Отдельно хочу отметить, что мы уделяем очень большое внимание вопросам комфорта и безопасности наших клиентов. Уровень безопасности таков, что нам полностью доверяют проведение мероприятий государственного уровня.

ЦМТ обладает очень развитой инфраструктурой «под одной крышей», что удобно как для организаторов, так и для гостей: мы предлагаем собственный кейтеринг, в нашем комплексе отель Crowne Plaza Moscow World Trade Centre 5* вместимостью 749 номеров, гостиница «Международная», в которой есть многокомнатные номера с кухней, что очень часто используют организаторы, 12 ресторанов с самым разнообразным меню, фитнес-центры, магазины.

Мы позиционируем себя как универсальный многофункциональный комплекс и поэтому принимаем мероприятия различного формата: международные и национальные конгрессы, конференции, форумы, специализированные выставки, семинары, презентации, собрания, съезды, тренинги, показы мод, банкеты и свадебные торжества. Другими словами, мы можем организовать и провести любое мероприятие или даже несколько одновременно.

У нас большие конференц-возможности. Мы размещаем у себя мероприятия с числом участников более 500 человек, формат которых предусматривает проведение пленарных и нескольких секционных заседаний, возможность организации выставочной экспозиции, питания участников и размещения организаторов мероприятия. Это, прежде всего, многофункциональный Конгресс-зал площадью 1350 кв. м, способный принять пленарное заседание до 1500 человек, а также еще 31 зал для работы по группам.

Как менялся спрос и масштаб мероприятий в последние два года?

Нельзя однозначно ответить на вопрос роста или спада количества мероприятий. В целом на рынке заметны кризисные тенденции – бюджеты  мероприятий и их масштаб сокращаются. При этом нам, наоборот, удалось в прошедшем году провести несколько значительных событий, как регулярно проходящих в ЦМТ (например, ежегодная пресс-конференция Президента РФ В.В. Путина и Инвестиционный Форум ВТБ Капитал «РОССИЯ ЗОВЕТ!»), так и новых (33-я всемирная конференция Международной ассоциации научных парков IASP-2016, «Примаковские чтения» в масштабном формате).

Специфика нашего бизнеса определяет и характер мероприятий, которые мы проводим. Их большую часть составляют деловые мероприятия – около 80% из более чем 700 в течение 2015–2016 гг.

Однако мы не являемся исключительно деловой площадкой. Активно развивается наш свадебный проект, мы регулярно проводим и планируем и далее развивать неделовые форматы – танцевальные фестивали, гала-ужины, банкеты и т.д.

Расскажите, пожалуйста, про техническое оснащение ЦМТ.

В настоящее время мы серьезно занимаемся модернизацией парка аудиовизуального оборудования. Обновляем мультимедийные проекторы в залах, системы звукоусиления, микрофонный парк. Работаем над проектом создания цифровой коммутационной среды для передачи контента при проведении мероприятий.

Повлияла ли текущая политическая ситуация на календарь мероприятий, которые проводятся в ЦМТ?

Безусловно, повлияла. Ввиду сохранения действия экономических санкций количество мероприятий, где заказчиками выступают иностранные клиенты, сократилось. Как следствие, большая часть мероприятий сейчас – для внутреннего клиента. Несмотря на это интерес к России и Москве как международному направлению для проведения конгрессов и конференций по-прежнему есть, о чем свидетельствует тот факт, что в нашем портфеле на 2018–2023 гг. есть ряд крупных международных проектов. И мы продолжаем активно над этим работать.

В ЦМТ проходит одно из крупнейших общественно-политических событий в стране – пресс-конференция Президента России. Расскажите, пожалуйста, о подготовке к ней и об особенностях проведения такого мероприятия.

Пресс-конференция Президента России проходит в ЦМТ на протяжении последних пяти лет. И каждый год это новые вводные, новые задачи и колоссальная степень ответственности. Этому предшествует значительный подготовительный период, в котором задействовано большое количество наших специалистов в разных областях. Мы высоко ценим доверие, оказанное нам при проведении этого мероприятия.

Помимо этой пресс-конференции у вас проходят и другие крупные общественно-политические встречи. Каков механизм организации такого рода мероприятий. Есть ли здесь существенные отличия от крупной деловой конференции?

Общественно-политические мероприятия имеют свои особенности. В первую очередь это касается не технологии организации мероприятия, а коммуникации. Когда соорганизаторами выступают несколько организаций, тут самое главное – прийти к консенсусу, согласовать роли и зоны ответственности, что не всегда получается с первого раза. Иногда решение, которого ты ждешь от партнеров по проекту, долго не принимается, и это создает определенные сложности и риски просто не успеть что-то сделать, так как существуют технологические процессы, на которые требуется определенное количество времени, – ни больше и не меньше.

Самому принять решение тоже сложно, потому что ты не знаешь всех обстоятельств, которые влияют на его принятие. Так, например, во время «Примаковских чтений» мы готовили зал для проведения двусторонних встреч Президента с иностранными гостями (подбирали стол определенного размера и формы, дорабатывали дизайн интерьера, застраивали в соответствии со стилистикой мероприятия помещение), а накануне, когда все уже было готово, принимается решение, что встречи в таком формате не будет, и все, что мы сделали, уже неактуально. Но могло быть и иначе, поэтому мы почти всегда готовим план Б и план С.

В сентябре в Москве проходила 33-я Всемирная конференция технопарков и зон инновационного развития IASP, основная часть событий которой была в ЦМТ. Какой алгоритм действий при подготовке событий такого масштаба?

Это действительно было масштабное мероприятие, которое практически полностью заняло все помещения Конгресс-центра. 33-я Всемирная конференция технопарков и зон инновационного развития IASP собрала

свыше 700 участников из более чем 70 стран мира, почетными гостями конференции стали Председатель Правительства Российской Федерации Дмитрий Медведев, заместитель Председателя Правительства Аркадий Дворкович, мэр Москвы Сергей Собянин.

Подготовка началась задолго до проведения мероприятия – о том, что Москва выиграла конкурс, было объявлено еще в 2014 году на Конференции в Дохе, и практически сразу была начата активная разработка деловой и культурной программ, фирменного стиля и дизайна конференции.

Над этими вопросами трудились сразу несколько структур и организаций: Правительство Москвы, ОА «РВК», Инновационный центр «Сколково», Фонд содействия инновациям и многие другие. ЦМТ выступил одним из аккредитованных подрядчиков и официальной площадкой мероприятия.

С учетом того, что наш город известен своим сложным трафиком, основной задачей было максимально упростить логистику мероприятия, чтобы сохранить больше времени для деловой и культурной программ. В итоге гости располагались в трех отелях: нашем Crowne Plaza Moscow WTC 5*, Radisson Royal Moscow 5* (пять минут на автомобиле через мост) и «Экспотель» 3*, который находится в шаговой доступности, также был за-

действован и наш апартотель «Международная», где проживали организаторы, включая и наших сотрудников. Таким образом, все спикеры и делегаты могли добраться до ЦМТ в течение максимум 10 минут. По этой же причине для неформального ужина организаторы выбрали парк «Красная Пресня», примыкающий к Центру международной торговли. И даже несмотря на то, что не очень повезло с погодой, лил дождь, считаю, что нетворкинг удался. Более того – благодаря дождю гости собрались в шатрах и очень активно общались. А потом дождь закончился, и начались танцы. Гости могли прийти на ужин, вернуться в отель и снова прийти в парк. Было весело.  Несмотря на то что проект готовили долго, самая активная и самая сложная фаза наступила в последний месяц перед началом конференции.

Очень помогло, что команда организаторов уже успела сработаться. Когда настал период неизбежного для мероприятий такого масштаба цейтнота, и многие вопросы приходилось решать, как говорится, на ходу, все оперативно реагировали и помогали друг другу, находились на связи в прямом смысле слова круглосуточно. Только застройка мероприятия длилась несколько дней и ночей – в конференции были задействованы все основные залы и переговорные комнаты Конгресс-центра, и нашей задачей было преобразить пространство каждого из них.

Еще одна непростая задача была связана с гала-ужином. Он должен был проходить в Конгресс-зале ЦМТ. Это решение повлекло за собой необходимость перераспределить на этот день все заседания из этого зала в другие – нам требовалось не менее 20 часов на застройку. Концепцией гала-ужина была «Зимняя симфония», и зал мы превратили в зимний лес: у нас появились настоящие деревья, запорошенные снегом, мостик и ворота, а также каток и большой экран в обрамлении стилизованного льда. Подводя итог, могу сказать, что мероприятие получилось очень интересным и о нем можно рассказывать еще очень много и долго.

Что бы вы хотели изменить в работе ЦМТ, планируете ли привнести что-то новое, более характерное для западной модели работы в конгрессном бизнесе?

В первую очередь хотелось бы оптимизировать рабочие процессы так, чтобы на рутинную стандартную работу уходило меньше времени, а на креатив, поиск и развитие новых идей – больше. Планов много, некоторые мы уже успешно начинаем реализовывать. Например, если говорить об управлении портфелем мероприятий, которые проходят на нашей площадке, мы стараемся к деловому, традиционному для нас формату добавить большее количество неделовых, светских мероприятий. Отдельно стоит сказать о развитии нашего свадебного проекта – помимо признания на рынке и благодарных отзывов наших клиентов, в 2017 г. мы выступаем в качестве партнера по организации глобального тематического мероприятия для профессионалов свадебной индустрии – Wedding Elements.

Наш предыдущий опыт организации мероприятий, наличие в нашей команде настоящих профессионалов своего дела, а также поддержка и содействие наших партнеров позволяют нам решать сложные интересные задачи и заниматься постоянным развитием наших продуктов и услуг.

Какие крупные мероприятия пройдут в ЦМТ в этом году?

В 2017 г. в ЦМТ из деловых мероприятий пройдут такие, как, например: Международный форум-выставка «Высокие технологии для устойчивого развития», Международный форум по информационной безопасности PH-Days, Неделя Российского ритейла и Международная выставка полного комплекса современных технологий для розничной торговли в России RETEXPO 2017, Международный бизнес-форум недвижимости, ряд медицинских форумов, в том числе выставка «Человек и лекарство», Съезд аритмологов, конференция «Фармедобращение». Среди неделовых – уже упомянутое Финальное шоу обучающего перформанса для профессионалов свадебной индустрии Wedding Elements, фестиваль латиноамериканских танцев Moscow Salsa & Kizomba Festival, открытые чемпионаты по спортивным и бальным танцам. Сейчас мы активно общаемся с оргкомитетом крупнейшего события в ивент-индустрии – Global Event Forum. Безусловно, это далеко не все, что-то на стадии заключения контрактов, что-то еще на стадии переговоров, так что планов много.