Конгрессные площадки отелей – прекрасные индикаторы изменений на рынке. По тому, как сильно они загружены, как активно бронируются и насколько заблаговременно заказаны, можно составить если не исчерпывающее, то более-менее внятное представление об активности в этой области. Также можно отследить тенденции в организации мероприятий – их длительность, масштабность и тематику. Собственно об этом BT и спросил представителей крупных московских и санкт-петербургских отелей.
Количественные изменения
«В 2016 году мы наблюдаем положительную тенденцию к росту количества мероприятий по сравнению с прошлым годом. Увеличилось и среднее количество гостей, принимающих участие в деловых конференциях. Поскольку наши отели обладают широкими конференц-возможностями, то чаще обычного приходили запросы на проведение мероприятий от 150 до 400 человек с выставками и workshop», – рассказывает руководитель отдела продаж банкетных залов отелей Marriott Светлана Ковырева.
«Действительно, мы отмечаем увеличение количества мероприятий по сравнению с 2015 годом в среднем на 40%, что достаточно весомо. При этом сократилось количество крупных проектов, снизилась их средняя стоимость», – говорит заместитель директора отдела продаж и маркетинга «Холидей Инн Москва Лесная» и «Холидей Инн Москва Сущевский» Евгения Гаранина.
Она отмечает, что это вызвано в первую очередь тем, что многие крупные цикловые конференции в зимний период были переведены организаторами на такие направления как Подмосковье, Сочи и страны СНГ.
Старший менеджер по продажам банкетных и конференц-залов отеля «Moscow Hilton Ленинградская» Владислава Позднякова отмечает, что общее количество мероприятий, проведенных в отеле, практически не изменилось и в целом осталось на уровне 2015 года.
Коммерческий директор отеля ТГК «Измайлово» ("Гамма", "Дельта") Анастасия Морозова считает, что многое зависит от специфики отеля и от компании, которая заказывает мероприятие. «Ввиду того, что гостиницы «Гамма» 3* и «Дельта» 4* являются сертифицированными конгресс-отелями, в нашем случае соотношение явно в пользу деловых мероприятий. Вероятно, оно сохранится и в 2017 году.
Спикер полагает, что в 2017 году количество бронируемых мероприятий увеличится. Клиенты стали заранее планировать бюджет с четким пониманием, когда бы они хотели провести и какие мероприятия. Они ищут лучшие предложения либо ждут подтверждения данного бюджета.
«По сравнению с 2015 годом количество деловых мероприятий в отелях «Астория» и «Англетер» значительно не изменилось, несмотря на пессимистические прогнозы в начале прошлого года. Для многих компаний прослеживается тенденция к уменьшению количества больших/масштабных мероприятий или сокращение планируемых бюджетов на их проведение», – рассказывает директор по продажам и маркетингу, отели "Астория" и "Англетер" Тамара Афонина.
Она отмечает, что популярность Петербурга, его культурная составляющая оказывают значительное влияние на увеличение количества инсентив-поездок и, соответственно, мероприятий во время пребывания групп в городе.
«На долю России приходится менее 5% конгрессно-выставочной деятельности в мире. Но динамика роста этого сегмента – положительная. Петербург занимает второе место после Москвы по привлекательности для организации и проведения бизнес-мероприятий. Но, к сожалению, сезонность Петербурга и визовый режим остаются одними из основных причин, почему для проведения масштабных деловых мероприятий выбирают основные города Европы.
Мы надеемся, что в будущем в России будут проходить большие конгрессы, хотя сейчас крупные деловые события с числом участников в 3–5 тыс. человек для российского делового туризма – большая редкость», – говорит Тамара Афонина.
Директор отдела продаж и маркетинга «Park Inn by Radisson Прибалтийская» Ольга Медвянова отмечает, что ежегодно в отель приходит несколько тысяч запросов на проведение мероприятий. В 2016 году количество таких запросов увеличилось примерно на 10% по сравнению с 2015 годом.
Делу – время
В прошлом году одной из основных тенденций на рынке, которую отмечали и отельеры, и организаторы мероприятий, было сокращение развлекательных ивентов как в пользу деловых, так и в принципе, в рамках оптимизации бюджета. Судя по всему, такая тенденция сохранилась и сейчас.
«Количество деловых мероприятий стало немного меньше. Причина заключается в том, что в прошлом году компании объединяли несколько своих мероприятий в одно масштабное, и тем самым сократили общее число мероприятий за год. В то же самое время 2016 год показал позитивный рост количества свадебных банкетов, особенно в летние месяцы», – говорит Владислава Позднякова.
Евгения Гаранина подчеркивает, что в 2016 году бизнес-мероприятия активно бронировались не только в будние дни, но и в выходные, вытесняя такие частные мероприятия, как свадьбы, празднование дней рождений и юбилеев.
Светлана Ковырева отмечает, что поскольку по-прежнему актуально сокращение расходов, то естественно, что в течение года большая часть мероприятий носила исключительно деловой характер. Как правило, остаются в планах и бюджетах мероприятия, посвященные обучению сотрудников или запуску нового продукта. А вот в предновогодние месяцы увеличилось количество праздничных корпоративных мероприятий, вечеринок и коктейлей.
По словам Ольги Медвяновой, в процентном соотношении количество деловых мероприятий в отеле больше, чем праздничных. Только 10–11% всех запросов – это запросы на проведение праздничных торжеств.
Тамара Афонина рассказывает, что традиционно в отеле «Астория» проводятся как торжественные, так и деловые мероприятия (примерно 60% деловых мероприятий и 40% праздничных). Что касается гостиницы «Англетер», здесь больше деловых мероприятий, хотя всё больше и больше набирает популярность ресторан «Борсалино», где всё чаще проходят праздничные коктейли, торжественные ужины и корпоративные праздники на небольшое количество человек.
«По сравнению с 2015 годом в прошлом году в отеле «Астория» немного сократилось количество свадеб, хотя бюджеты на проведение свадебных торжеств возросли. То есть в 2016 году мы организовали меньше свадеб, но выручка была выше», – отметила она.
Чем раньше, тем лучше
Этот принцип вполне применим и к бронированиям гостиничных залов под мероприятия. В прошлом году еще одной тенденцией рынка была совсем небольшая глубина бронирований, иногда – чуть ли не за неделю. Оказывается, и эта тенденция вполне актуальна, несмотря на очевидные неудобства для организаторов.
«Данная тенденция была актуальна в 2016 году и для наших отелей. Она сохраняется и в 2017 году – глубина бронирований продолжает сокращаться.
Появление крупных проектов в «последний момент», когда запросы поступают незадолго до предполагаемого начала мероприятия, влияет на бюджетные ожидания отелей и политику ценообразования. Принятие компаниями решения о расходовании резервных денежных средств, а следовательно, и организация крупных мероприятий стали все чаше проходить в короткие сроки и с минимальным окном бронирования», – говорит Евгения Гаранина.
Согласна с коллегой и Светлана Ковырева. «Заблаговременное бронирование характерно для определенного сегмента наших партнеров, которые уже за полгода или год предпочитают выбрать место и приступить к детальной проработке проекта, но скорее это исключение из общего правила. Глубина бронирования из года в год меняется в сторону уменьшения, что влияет как на прогнозирование в целом, так и на работу всех служб отелей. Мы довольно часто сталкивались с ситуациями, когда запросы на многодневные конференции более чем на 200 человек появлялись буквально за несколько дней до даты мероприятия, а это всегда требует максимально оперативного решения всех вопросов, креативности и слаженности команды», – говорит она.
«Тенденция по сокращению глубины бронирования на данный момент сильно не изменилась. Хотя я эту ситуацию разделила бы на две части. Компании, которые ежегодно проводят серии мероприятий, обязательно имеют график проведения мероприятий на будущее. И такие компании фактически все уже забронировались. Если говорить о тех мероприятиях, которые появляются вновь, а также о мероприятиях, которые носят более спонтанный характер, то здесь, конечно, глубина бронирования меньше, и самое важное – мы часто не можем получить подтверждение либо от организатора мероприятия, либо от самого заказчика, состоится ли вообще мероприятие. Безусловно, в первую очередь это связано с конкуренцией, потому что организаторы, так или иначе, ищут наилучшие условия. Также, возможно, это связанно с ограниченным бюджетом заказчика, когда наши потенциальные клиенты пытаются найти идеальное соотношение цены и качества. Ну и в том числе это всегда связано с сезоном. В Москве есть определенные периоды, когда конференц-услуги востребованы наиболее остро. Конечно, в этот период бронирование происходит заранее. Если наш потенциальный клиент понимает, что мероприятие приходится на более спокойный сезон загрузки, здесь у него вполне есть возможность поискать что-то еще и, собственно говоря, получить лучшие условия, в том числе и от нас. Стоит отметить, что у нас очень много мероприятий, которые связаны с бюджетными деньгами, и, конечно, эти мероприятия планируются заранее. Это могут быть как тендерные мероприятия, так и заказы, связанные непосредственно с обслуживанием крупных мероприятий. И вот в этом случае, конечно, есть четкое планирование, есть заранее утвержденный бюджет. С такого рода мероприятиями мы давно успешно работаем, поэтому такие заказы для нас далеко не редкость», – рассказывает Анастасия Морозова.
Владислава Позднякова отмечает, что в среднем глубина бронирований в прошлом году составила один месяц. Компании действительно начинали поиск площадки намного позднее, чем в предыдущие годы.
Глубина продаж номеров в отелях «Астория» и «Англетер» осталась на том же уровне для индивидуальных клиентов – в среднем это три-шесть дней, и увеличилась для групп и участников различных конгрессов и конференций. Что касается конференций и банкетов, глубина бронирований залов осталась на прежнем уровне, за исключением новогодних мероприятий сезона 2016/2017.
«Раньше многие бронировали зимние мероприятия еще весной и летом, а иногда даже за год, но в прошлом году большинство компаний достаточно долго «присматривались» к ценам и условиям бронирования и, соответственно, принимали решение практически в последний момент, в конце ноября или даже в декабре», – рассказывает Тамара Афонина.
Ольга Медвянова говорит, что компании обычно не направляют заблаговременно заявки на бронирование. Исключение составляют международные конгрессы и форумы с участием спикеров международного уровня, так как их расписание планируется и согласовывается на годы вперед. В остальных случаях запросы на бронирование приходят примерно за два месяца до начала мероприятия. Следовательно, можно наблюдать тенденцию изменения глубины окна бронирования.
Оптимизированный бюджет
Оптимизация бюджетов в целом на MICE и business travel, и на мероприятия в отелях в частности – пожалуй, самый стойкий тренд последних лет. При этом клиенты по-прежнему ориентируются на интересные ивенты с большой креативной составляющей, конечно, там, где она уместна. Как на практике выглядят сокращенные не в ущерб качеству бюджеты?
Владислава Позднякова говорит, что бюджет мероприятий изменился, что обусловлено в первую очередь тем фактом, что многие компании объединяли несколько небольших мероприятий в одно масштабное.
«Вместе с ростом количества мероприятий мы наблюдаем и положительную динамику увеличения бюджетов на ряд деловых мероприятий. Компании по-прежнему стараются планировать наибольшие бюджеты под статусные мероприятия, которые напрямую влияют на рост их прибыли. Вместе с тем общая тенденция оптимизации затрат все же сохраняется, поэтому наша команда при обсуждении запросов старается максимально внимательно относиться к пожеланиям организаторов и гибко подходить к формированию предложений, рекомендуя различные альтернативные варианты. Те организаторы, которые имеют лимитированный бюджет, уже оценили по достоинству возможность оптимизации средств за счет проведения мероприятий в выходные дни при сохранении высокого качества предоставления услуг», – рассказывает Светлана Ковырева.
«Компании не готовы увеличивать бюджет на мероприятия и стараются не выходить за его рамки. Но требования к качеству самого мероприятия возрастают», – говорит Ольга Медвянова.
Солидарна с ней и Тамара Афонина. «Нельзя сказать, что бюджет на проведение мероприятий значительно изменился, но сейчас наиболее востребованы креативные решения, не требующие крупных финансовых вложений. Наши клиенты стали избирательнее и требуют новых, интересных, нестандартных подходов с наименьшими затратами».
Анастасия Морозова считает, что бюджеты на проведение мероприятий увеличились, во многом это связано с инфляцией – заказчики понимают, что стоимость услуг дорожает. По ее словам, клиент достаточно легко реагирует на повышение цены на F&B. «Конечно, клиенты всегда, платя большую цену, пытаются на чем-нибудь сэкономить. Здесь уже вопрос приятных бенефитов с нашей стороны. Например, на время мероприятия мы можем предложить своим клиентам аренду звукоусиливающего оборудования в подарок, возможности подготовки зала и т.д.», – говорит она.
Вместе с тем на 2017 год отель запланировал повышение цен на конгресс-услуги. Очевидно, что на востребованные площадки, залы вместимостью 500, 1000 человек ценовой диапазон растет. На небольшие аудитории, где предусмотрен более скромный бюджет, возможно, большого роста цен не будет. Может быть, мероприятия не стали больше по масштабу, но с точки зрения принятия повышения цен процесс двинулся в правильном направлении.
