МЕЖДУНАРОДНЫЙ ДЕЛОВОЙ ТУРИЗМ

• ВСТРЕЧИ
• ИНСЕНТИВ
• КОНФЕРЕНЦИИ
• ВЫСТАВКИ

Тема Business Travel: Всепоглощающая онлайнизация
Архив журнала

Тематический выпуск: ВЕСНА-ЛЕТО В ПЕРМСКОМ КРАЕ
Архив тематических выпусков

Эксперты поделились с участниками секретами, как не поддаться на провокации начальника и облегчить свою работу

Работа персонального ассистента – задача сложная, которую многие недооценивают. Ведь ассистент – человек, который занимается оформлением документов для командировки, общается с поставщиками услуг и делает многое другое.

Юлия Мануйлова, генеральный директор компании City Travel, выступила на семинаре с презентацией и поделилась со слушателями секретами, которые могут значительно облегчить работу. К примеру, отметила эксперт, чтобы избежать неприятных для начальника сюрпризов во время поездки, нужно подробно заполнить его ТМС-профиль. 

«Обязательно нужно внести в профиль: персональные данные, срок действия паспорта и всех виз;  предпочтения по авиакомпаниям, месту в самолете; отелям: какой номер – курящий или некурящий; размер кровати; запросить при необходимости доступ на клубный этаж,  VIP-зал и проч.», так же нужно поступать и с данными родственников, если они сопровождают начальника в поездке.

Конечно, застраховаться от неожиданностей нельзя. К примеру, в аэропорту или на вокзале может потеряться багаж, и вот здесь важно не растеряться. 

Согласно исследованиям, посвященным поведенческой экономике, есть две модели, к которым прибегают ассистенты в такой ситуации: «извинение», что наводит на мысли об их некомпетентности, и «решение», что вызывает неосознанное уважение и доверие.

 «Чем больше заботы мы проявляем и извиняемся, тем менее компетентными можем казаться, — отметила Юлия Мануйлова. — Нужно вникнуть в проблему, найти решение и урегулировать ситуацию. Если вы были изобретательны и сделали все, что могли, поверьте, руководитель войдет в положение».

Одним из спикеров также была Мария Логинова, личный помощник акционера семейного офиса; она поделилась с коллегами небольшими подсказками, которые помогут оперативно реагировать на любые запросы, да и просто всегда "держать руку на пульсе": «Под рукой всегда нужно иметь контакты водителя, пилота, встречающей стороны и менеджеров в гостинице или консьерж-сервиса, чтобы всегда иметь представление о перемещениях начальника. Также, если он путешествует в компании родственников, можно создать документ «тревел-политику», где будет прописано, кто каким классом летает, в каких номерах проживает, какие предпочтения и ограничения нужно учитывать».

С помощью этого документа не нужно будет постоянно тратить время, отвечая на одни и те же вопросы при организации поездок, а также раздражать путешественников, которым часто бывает не до вас.

Но кроме комфорта нужно учитывать и фактор безопасности. Об этом подробно рассказала Мария Захарова, старший менеджер департамента деловых и протокольных мероприятий «СИБУР».

Получив расширенные права доступа к онлайн-платформе по организации командировок, сотрудники отдела протокола легко могут узнать местоположение путешественника: все ли с ним хорошо, не возникло ли какой-нибудь непредвиденной ситуации.

«TMC, в свою очередь, оповещает нас о форс-мажорах: забастовках, авариях, погодных условиях, — чтобы мы информировали путешественников. При отмене рейсов командируемые получают автоматические сообщения от агентства», — рассказала эксперт.

В ходе встречи не обошли вниманием и вопрос манипуляции подчиненными. Виктор Волков, эксперт-переговорщик, разбил участников на пары и провел мастер-класс на тему «Как справиться, если вами пытаются манипулировать».

Виктор рассказал присутствующим, как развивать в себе ассертивность — независимость в поведении и принятии решений.

Прежде всего, нужно понять, кто и когда пытается оказать на вас давление и с помощью чего; чего хочет добиться от вас человек: вызвать чувство вины, ответственности, страха и проч.

«Если вы попали в такую ситуацию, например с начальником, нужно взять паузу — попить воды, выйти под каким-то предлогом или начать задавать вопросы — это даст вам возможность прийти в себя, понять, что происходит. А дальше — ломать сценарий», — рекомендовал Виктор.

Наличие «кнопок» или «рычагов давления» зачастую связано с неуверенностью человека в себе, низкой самооценкой, отметил эксперт. Как один из способов повышения самооценки он порекомендовал присутствующим вести «дневник успеха»: туда нужно каждый день записывать свои достижения за прошедший день.  

Если учитывать все вышеназванные рекомендации, считают эксперты, то можно свести уровень нервного напряжения к минимуму и повысить продуктивность и качество работы персонального ассистента.

/BT-MAGAZINE.RU

по дате:

по месяцу и году: