BusinessTravel №6, Июнь 2015 «Тендер: теория и практика»← Вернуться к журналу

Разумная экономия


 

Большинство отраслевых мероприятий последнего времени так и иначе посвящены тому, как снизить издержки на деловые поездки, не потеряв при этом в их качестве. Разумеется, не обошел эту тему и GBTA-трэвел-симпозиум, основной темой которого были стратегии и примеры снижения затрат на деловые поездки в условиях меняющейся экономической ситуации.

Открыла работу симпозиума директор GBTA Russia Татьяна Широкова, сделавшая обзор рынка делового туризма в России. Ее доклад базировался на исследовании BTI Outlook, сделанном GBTA  совместно с Rockfort Analytics.

Она отметила, что на рынок деловых поездок и MICE очень повлияла экономическая ситуация в стране, в частности снижение цен на нефть, импорта, экспорта, повышение инфляции. При этом интересно, что Россия по-прежнему входит в топ-15 стран по расходам на деловые поездки, так, в  2014 г. мы находились на 12 месте по этому показателю. Однако по сравнению с 2013 г. расходы снизились на 6,7% и, по прогнозам, в 2015 году упадут еще на 2,7%.  

 

Опытом снижения затрат на примере западной компании поделилась трэвел-менеджер компании Tekla Тэйна Саарикоски. Она,  частности, отметила, что крайне важно создавать не правила, а культуру деловых поездок.

 Работа с ОВТ (online booking tool) может быть отличными инструментом снижения затрат и их аналитики для последующей оптимизации.

Тому, как это делается, была посвящена одна из сессий симпозиума.

Управляющий директор корпоративного блока компании «Випсервис» Анна Кузнецова говорила о мотивации и практике внедрения ОВТ.
Мотивацией для этого может служить: корпоративный тренд, экономия средств и времени, возможность контроля транзакций и бронирований, оптимизация внутренних процедур и бизнес-процессов, а также оптимизация процедуры работы с поставщиками.

Как правило, в ОВТ включено размещение заказа, бронирование и оформление услуг с учетом трэвел-политики клиента, отчетность в том или ином виде.

Проблема в том, что единого поставщика программного обеспечения для ОВТ фактически на российском рынке нет, и каждый раз со сменой ТМС клиент вынужден привыкать к новому ОВТ, кроме того, тут встает проблема с безопасностью данных.

В идеале ОВТ должен предоставлять «работу в одном окне», где в несколько кликов клиент может все забронировать и выгрузить отчетность. В реальности же все равно на каком-то этапе подключается трэвел-менеджер.

Ольга Гаджиева из компании PWC рассказала об успешном опыте внедрения в компании OBT.
В ОВТ компании есть функция, условно называемая visual guilty. Когда сотрудник бронирует (сам, онлайн) поездку, ему везде показывается минимальная цена. Если он по каким-то причинам выбирает что-то с более высокой ценой, то получает уведомление в виде всплывающего окна, что он вышел за рамки трэвел-политики и должен объяснить, почему был сделан такой выбор. Выбирать можно из специального выпадающего меню. После того как поездка забронирована, она должна быть одобрена уполномоченным сотрудником. Он сразу видит реальную и минимально возможную стоимость поездки, и все объяснения, почему выбрано так, а не иначе. И может или разрешить, или отклонить и предложить другой вариант. Все варианты также видны сразу и сотруднику, который бронирует, и тому, кто подтверждает или отклоняет заявку.

Такая технология позволила сэкономить порядка 500 тыс. рублей в год, а также на услугах агентских вознаграждений за год было сэкономлено порядка 1 млн рублей.

Исполнительный директор Конгресс-бюро Сочи Марк Андея рассказал о регионе как о направлении для MICE и делового туризма. Он отметил, что к Олимпиаде город был фактически отстроен заново и теперь обладает практически уникальной инфраструктурой. В регионе теперь есть  отели многих мировых брендов с конгрессными возможностями, Олимпийский парк, где спортивные дворцы могут служить конференц-площадками, также здесь можно проводить фестивали, благо климат региона позволяет делать это не только в три коротких летних месяца.

Спикер отметил и транспортную доступность региона, и его компактность, и отсутствие пробок, благодаря хорошим дорожным развязкам.

Кроме того, в Сочи и его окрестностях множество возможностей для проведения инсентивов и тимбилдингов в любое время года.

Оксана Леоненко из Marriott Internationl  рассказала о последних трендах в гостиничной индустрии, новых подходах к организации и проведению деловых мероприятий Marriott  Meetings Imagined

По ее словам, согласно недавним исследованиям, в ближайшие пять лет более половины клиентов будут принадлежать к поколению У, для которого важен выход за рамки привычного, люди этого поколения мобильны и открыты новым идеям.
Концепция meeting imagined состоит из четырех составляющих.

  1. Meeting Services app – мобильное приложение, доступное во всех отелях сети, с помощью которого можно общаться со своим ивент-менеджером и при необходимости заказывать какие-то услуги.
  2. Next generation spaces  – инновационные зоны обслуживания и пространства для встреч
  3. Work space on demand –  заказ зала для мероприятий через Интернет, по аналогии с бронированием номера. Услуга доступна пока только в американских отелях сети.
  4. Meeting Imagines Site (www.meetingsimagined.com) – сайт – генератор идей для проведения мероприятий, фактически социальная сеть для ивент-менеджеров. Здесь собраны идеи по рассадке, в том числе и нестандартной, сервировке и меню еды и напитков, технологиям и тому, что делает мероприятия незабываемыми.

За выступлением спикеров последовала оживленная панельная дискуссия, а затем сессия case study в ходе которой делегаты симпозиума, разбившись на четыре команды,  разобрали четыре практических кейса, подразумевающих так или иначе оптимизацию затрат.

Модератором симпозиума была Татьяна Поплавская из ФК «Открытие», модератором сессии, посвященной ОВТ, выступил генеральный директор компании Continent Express Станислав Костяшкин. Они и подвели итоги работы заседания, отметив важность совместной с корпоративными заказчиками работы.