BusinessTravel №9, Сентябрь 2011 «Верная траектория»← Вернуться к журналу

Эволюция в управлении трэвел-бюджетом


Подготовила Александра ЗАГЕР

Девятого июня в Москве в ресторане Nooning компании American Express и "Аэро Клуб" провели для клиентов "Аэро Клуба" совместную презентацию кредитного карточного продукта - вртуальной корпоративной карты American Express - Business Travel Account (BTA).
Принцип действия карты аналогичен обыкновенным кредитным карточкам, за тем исключением, что карта эмитируется виртуально и ее держателем является юридическое лицо.
Когда у компании, на которую открыта корпоративная карта American Express - BTA возникает необходимость заказать какую-либо туристическую услугу или MICE-мероприятие, ей достаточно обратиться в одно из агентств бизнес-туризма, сертифицированных American Express. Агентство осуществит бронирование с использованием корпоративной карты American Express - BTA. 
Поскольку это виртуальная корпоративная карта с открытой кредитной линией для оплаты корпоративных расходов, связанных с деловыми путешествиями сотрудников, клиент может не волноваться, что поездка не состоится из-за нехватки средств. Беспроцентная кредитная линия открывается на срок до 58 дней. Кроме того, по окончании месяца American Express представит детализированную выписку по совершенным операциям, что обеспечит возможность эффективного учета и контроля понесенных расходов.
Также в пакет услуг включена программа страхования сотрудников, выезжающих в деловые поездки.
Выступавший на мероприятии председатель правления ООО "Америкэн Экспресс Банк" Владимир САЛАХУТДИНОВ подчеркнул, что для компании важнее всего интересы клиентов, поэтому продукт American Express - BTA создан с учетом их потребностей и позволяет существенно повысить эффективность управления расходами на деловые поездки и мероприятия. Детализированная отчетность, в том числе предоставляемая в электронном виде в удобных форматах, а также беспроцентная кредитная линия способны придать новое качество процессам организации деловых поездок в компании, что в конечном итоге будет способствовать успешному развитию бизнеса.
Компания "Аэро Клуб" была одной из первых в России, кто начал работать с картой American Express - BTA. Денис МАТЮХИН, генеральный директор компании "Аэро Клуб", рассказал, как строится работа с точки зрения туристической компании. В числе прочего он отметил, что такая форма работы значительно упрощает и ускоряет процесс организации деловых поездок. Кроме того, такая система более прозрачна, поскольку каждой транзакции присваивается определенный номер, а компании-заказчику предоставляются промежуточные отчеты. Сверка данных с American Express происходит в системе автоматически.



Как это работает

1. Бронирование. Компания заказывает услуги у уполномоченного туристического агентства.
2. Билет. Агентство бронирует билеты у авиакомпании или другого поставщика услуг от имени компании.
3. Данные об оказанных услугах. Агентство предоставляет American Express данные об оказанных услугах в заранее оговоренном компанией объеме.
4. Стоимость услуг. Авиакомпания или другой поставщик проводит стоимость услуг через корпоративную карту American Express - ВТА.
5. Счет. American Express выставляет компании централизованный счет-выписку раз в месяц.
6. Оплата. Компании предоставляется льготный период кредитования до 58 дней с момента бронирования услуг.
7. Сверка. American Express сверяет данные, полученные от агентства и поставщика услуг, с целью безошибочной калькуляции стоимости услуг.



Мнение эксперта. Руководитель финансового отдела "САП" СНГ Анатолий ГОЛЕНТОВСКИЙ

Компания "САП" открыла свое представительство в странах СНГ более 15 лет назад. На протяжении всего периода ведения бизнеса на территории СНГ, объемы бизнеса компании уверенно растут. Соответствующими темпами увеличиваются и количество сотрудников компании, а с ним - и количество командировок. На конец 2010 года штат компании превысил 700 человек, а количество командировок, в которых сотрудники побывали в течение 2010 года -  три с половиною тысячи.
Суммарная длительность бизнес-поездок превысила 40 лет.  Компания планирует и дальше развиваться весьма бурными темпами, поэтому внутренним процессам, включая организацию и учет командировок, уделяется весьма большое внимание. Учитывая объемы закупок, связанных с организацией поездок, компании необходимо было оптимизировать ряд бизнес-процессов.
1.Сократить объем документов по оформлению и оплате билетов, гостиниц, визовых услуг и т.п.;
2. Освободить менеджеров компании от обязательного процесса подтверждения оплаты счетов в отношении travel-провайдера;
3. Уменьшить контроль и риски, связанные с отслеживанием своевременности оплаты;
4. Увеличить период оплаты - с целью влияния на оборотные средства.

Продукт Business Travel Account (BTA) от American Express позволил успешно решить данные вопросы и получить ряд дополнительных преимуществ. По сути, данный продукт является виртуальной корпоративной кредитной картой, с которой может списывать средства авторизованное агентство. "САП" СНГ был первой на российском рынке компанией, внедрившей ВТА в российских рублях - первые операции по счету компании прошли в начале мая 2010 года. Благодаря его использованию, компания смогла перейти с еженедельных счетов от поставщика на ежемесячные; избавиться от необходимости подтверждать оплату, но по-прежнему иметь возможность контролировать расходы благодаря системе уведомлений; снять вопрос о своевременности оплаты поставщику услуг - агентство получает оплату за выписанные при помощи ВТА билеты немедленно.
Кроме того, период оплаты оказанных услуг вырос примерно в несколько раз (с 5 дней до 30- 40 дней в среднем).
Благодаря использованию BTA компания получила возможность более эффективно планировать свои денежные потоки.
Использование BTA в целом положительно сказалось на операционной работе САП СНГ, позволив сократить объем документов и количество требуемых подтверждений, снять все вопросы по оплате поставщику, а также повысить точность и качество прогноза и получить дополнительный приток денежных средств от размещения депозитов.


Владимир САЛАХУТДИНОВ: Карта ВТА - это экономия, операционная эффективность и контроль.

Более подробно о том, ка кработает Business Travel Account рассказывает Председатель Правления, Руководитель Глобальных Корпоративных Кредитных Карт ОО "Америкэн Экспресс банк" в России Владимир Салахутдинов

Расскажите, пожалуйста, подробнее о корпоративной кредитной карте American Express Business Travel Account. Каково ее основное назначение, как она работает?

American Express Business Travel Account (BTA) открывается на юридическое лицо и используется для централизованной оплаты расходов, связанных организацией деловых поездок, конференций и иных мероприятий. Форма выпуска BTA - виртуальная карта с присвоением электронного номера.   

Когда у компании, на которую открыта карта BTA, возникает необходимость организовать деловую поездку или мероприятие, ей достаточно обратиться в одно из агентств делового туризма, сертифицированных American Express. Агентство осуществит бронирование с использованием карты BTA. При этом на все указанные расходы компании будет предоставлена беспроцентная кредитная линия сроком до 58 дней, после чего компания сможет оплатить услуги на основании консолидированного счета-выписки. Счет будет сформирован как в бумажном, так и в электронном виде в удобном для компании формате. Важно, что счет будет  содержать расширенную информацию по каждой операции, необходимую для корректного автоматизированного учета внутренними системами компании

Наш опыт показывает, что использование карты BTA позволяет компании достичь видимого улучшения в сфере управления корпоративными расходами по трем основным направлениям: экономия, операционная эффективность и контроль.

Корпоративный кредитный счет American Express Business Travel Account очень похож на корпоративные кредитные карты American Express. Чем отличаются эти продукты, и не станет ли один конкурировать с другим?

Расходы на деловые поездки и мероприятия компании можно разделить на две основные категории: расходы, подлежащие централизованной оплате,  и расходы, оплату которых целесообразно осуществлять сотруднику индивидуально. К первой категории относится покупка авиа  и железнодорожных билетов, оплата организации конференций и деловых мероприятий, оплата проживания в отелях при групповых поездках. Ко второй - расчеты в ресторанах и отелях при индивидуальных командировках. Соответственно, American Express предлагает два разных продукта: карту BTA для централизованных расходов и индивидуальную корпоративную карту для расходов сотрудника.
     
В России American Express BTA появился совсем недавно - а каков его охват в мире? В каких странах он уже присутствует, и использовался ли зарубежный опыт при выводе American Express BTA на российский рынок?

Карта BTA в различных вариациях является одним из основных продуктов American Express, предлагаемых нашим клиентам во многих странах мира. На сегодняшний день ее пользователями являются большинство компаний из списка Fortune 500, а также десятки тысяч менее крупных компаний.

Есть ли какие-то специфические свойства или опции American Express BTA, которые доступны только в России?

В первую очередь следует отметить, что карта BTA номинирована в национальной валюте, соответственно все платежи и расчеты по карте происходят в российских рублях.

По каким критериям выбираются уполномоченные туристические агентства, с которыми вы сотрудничаете? Планируете ли вы расширять их круг в ближайшем будущем?

В первую очередь, внимание обращается на наличие у агентства клиентов с существенными расходами на организацию деловых поездок и мероприятий - именно такими клиентами наиболее востребовано использование карты BTA. Другим важным фактором является соответствие технологических систем агентства установленным критериям. В настоящее время мы ведем сертификацию сразу нескольких агентств, поэтому список наших партнеров, существующий на сегодняшний день, безусловно, будет расширяться. Отмечу, что речь может идти не только об агентствах делового туризма. Многие компании используют PR агентства для организации конференций и мероприятий. Также существуют специализированные агентства, для которых данный сегмент (MICE) является основным видом бизнеса.  Все они могут быть сертифицированы American Express, дав возможность своим клиентам оплачивать услуги с помощью карты BTA.


Сейчас присутствует ярко выраженная тенденция по замене бумажного документооборота электронным. Можно ли сказать, что основными потребителями продукта являются компании, где этот переход уже произошел?

С точки зрения использования карты BTA формат внутренних процедур компании клиента не имеет принципиального значения. Продукт создан таким образом, что основная технологическая задача решается на стороне American Express и уполномоченного агентства, в то время как работа клиента с картой BTA сводится к простому набору действий, которые легко впишутся в любой тип документооборота.  У нас есть и те и другие примеры и можно отметить, что использование карты BTA повышает эффективность как электронного, так и бумажного документооборота. 

Какое преимущество American Express BTA является на данный момент ключевым для большинства российских компаний-потребителей? А если сравнивать с зарубежными компаниями?

На мой взгляд, основные преимущества использования карты BTA для российских и зарубежных компаний идентичны. Они заключаются в возможности повысить операционную эффективность, экономию и контроль в сфере управления расходами на деловые поездки и мероприятия. Составляющими этого результата являются беспроцентная кредитная линия, расширенная отчетность и выстроенные технологические процессы взаимодействия American Express с уполномоченными агентствами и поставщиками услуг, такими как, например, авиакомпании. 

Какие расходы наиболее выгодно оплачивать с помощью American Express BTA?
Современные подходы к организации управления расходами на деловые поездки и мероприятия предполагают использование централизованной оплаты в случаях когда сумма платежа известна заранее и не будет меняться в процессе оказания услуги. Именно такие расходы наиболее эффективно и целесообразно оплачивать с помощью карты BTA. В первую очередь сюда относится покупка авиа и железнодорожных билетов, бронирование отелей для групповых поездок, а также организация конференций и деловых мероприятий.      


Существуют ли ограничения по сумме кредитования?

Величина кредита зависит от финансового положения и рейтинга компании-клиента. Однако учитывая, что расходы на деловые поездки и мероприятия, как правило, составляют малую часть от общего оборота компании, в абсолютном большинстве случаев мы предоставляем лимит, который полностью удовлетворяет потребностям клиента.