Подготовила Александа ЗАГЕР
Образовательную сессию под таким названием провела в декабре в отеле Radisson Blu Belorusskaya Ассоциация Бизнес Туризма.
По мнению модератора сессии Винфреда Барксайтиса из компании W&B Barczaitis gbr, тревел-политика является основой тревел-менеджмента. Доклады спикеров это проиллюстрировали
Ирина Костюкова из "Лаборатории Касперского" рассказала о своем опыте создания тревел-политики для российской компании. Она подчеркнула, что в создании тревел-политики должны принимать активное участие не только тревел-менеджеры, но и юристы, бухгалтеры, специалисты по кадрам, а главное - люди, которые часто ездят в командировки. С ней согласились и другие спикеры сессии.
Ирина Костюкова также отметила, что важно состыковать глобальную и локальные тревел-политики хотя бы по основным пунктам. Не должно быть так, что люди, стоящие на одной позиции, в командировках жили бы в отелях разных категорий или имели бы принципиально разный класс перелета и обслуживания. Единственное, что привести к общему знаменателю очень сложно, - это размер суточных, поскольку это во многом связано с локальными особенностями и нормативными актами. Кроме того, желательно, чтобы локальная политика не противоречила глобальной, за исключением тех случаев, когда речь идет о законодательных различиях и налоговых нормативных актах.
Тревел-политика - это живой документ, он может и должен меняться с развитием компании. Если этот документ правильно составлен, то он делает бизнес-процессы, связанные с командировками, более прозрачными и приучает сотрудников к дисциплине в планировании поездок.
Кроме того, соблюдение тревел-политики помогает компании экономить тревел-бюджеты. Как правило, в документе прописаны разумные сроки подачи заявок на визы, покупку билетов и оплату гостиниц. Если это делать в последний момент, тарифы могут быть значительно выше. Разумеется, это не касается экстренных случаев, однако и они должны быть указаны в документе. Также из соображений экономической эффективности имеет смысл дать право тревел-координаторам выбирать отели и билеты в соответствии с тревел-бюджетами, прописанными в документе.
В "Лаборатории Касперского" помимо этого необходимо получить визу топ-менеджера, что также дисциплинирует сотрудников, потому что топ-менеджеру надо четко обосновать цели поездки и сделать это заблаговременно.
Татьяна Крайнова из компании Chibo рассказала о внедрении тревел-политики и проблемах, связанных с несоблюдением основных ее пунктов. Одной из главных проблем, характерных для многих компаний, является несоблюдение сроков подачи заявки на командировки и связанные с этим сложности в их дальнейшей организации.
В тревел-политике компании Chibo даны четкие инструкции по оформлению командировки - какие нужны чеки, документы, что должно быть в отчете, а также когда и куда он должен быть сдан. Кроме того, там прописаны единые требования для сотрудников одного уровня всех подразделений и филиалов компании, указаны бюджеты, в которые необходимо вписываться, а сам документ составлен с учетом требований штаб-квартиры и имиджа компании в целом.
Среди основных нарушений и отклонений от тревел-политики Татьяна Крайнова назвала следующие:
- несвоевременные запросы на поездку;
- предоставление неполного пакета документов на поездку;
- отклонение от основных принципов тревел-политики;
- долгий процесс согласования поездок;
- форс-мажоры, связанные с погодными или иными катаклизмами.
Для того чтобы избежать или минимизировать последствия нарушений тревел-политики, Татьяна Крайнова рекомендует проводить дополнительные тренинги и собрания, разъясняющие ряд положений по командировкам, минимизировать срок сдачи отчетов по поездкам, отказывать в оформлении заявок на командировку, если сроки не соблюдены фатально. Она также согласилась с предыдущим спикером, отметив, что процедура дополнительного одобрения руководством поездки очень дисциплинирует сотрудников.
О том, как создается и работает "Положение о командировании" в региональной компании крупного международного концерна, рассказала Марианна Успенская из компании Siemens. "Положение о командировании" и есть тревел-политика. Это документ, который должен содержать ответы на все вопросы, касающиеся командировок. Именно поэтому он должен разрабатываться и регулярно обновляться и дополняться коллегиально. Правила, прописанные в документах, едины для всех.
В компании Siemens есть внутренняя электронная система, т. н. "единый электронный тул", куда занесены отели всему миру, в которых сотрудники могут жить, не выходя за рамки тревел-бюджета. И только из этой базы тревел-менеджер и сотрудник, который едет в командировку, может выбирать отель. Исключение делается в том случае, когда у компании нет прямых договоров в городе командирования и нет корпоративной цены, или выбранный отель стоит дешевле, чем те, что есть в базе.
Все билеты заказываются в одном тревел-агентстве, которое компания выбирает с помощью тендеров ежегодно.
Марианна Успенская также подчеркнула, что тревел-политику необходимо адаптировать к локальным условиям. Если, например, в Германии в тревел-политике компании есть пункт, согласно которому самолет по возможности заменяется поездом, то в России это невозможно в силу размеров страны. Также строго локализуется и то, что касается нормативных актов - налоговых и бухгалтерских документов.
Также в рамках сессии была проведена презентация партнеров АБТ - компаний BizKomm, Carey, авиакомпании "Трансаэро".
Представители отеля Radisson Blu Belorusskaya рассказали о своей программе "Эволюция мероприятий". Концепция строится на трех основных принципах: Brain food ("пище для ума": в отеле подают только органическую здоровую еду, способствующую активизации умственной деятельности); Brain box (Территория нестандартных мероприятий - это дополнительная опция к переговорным комнатам с нестандартным дизайном и необычной мебелью. Здесь можно сидеть не на стульях, а на специальных пуфиках, и писать прямо на стенах); третья составляющая концепции - ведение экологически ответственного бизнеса. В отеле есть бесплатный Wi-Fi, что позволяет сократить расход бумаги, здесь стеклянные столы, где не надо использовать скатерти, а следовательно, тратить воду на их стирку и т. д.
Экономия возможна
Тот, кто уже на этапе планирования деловой поездки очень внимательно изучает цены, может дополнительно снизить расходы. До 10%, как показывает исследование CWT, опубликованное в немецком журнале BizTravel.
Сэкономить больше просто невозможно: к такому выводу пришли в аналитическом исследовании деловых поездок, проведенном организацией VDR - Der Verband Deutsches Reisemanagement e.V. - и опубликованном в июне. 90% опрошенных ответили, что в современных экономических условиях практически не остается лазеек для дальнейшей экономии. "Это ошибка", - возражает по этому поводу исследование, проведенное туроператором деловых поездок CWT - Carlson Wagon Travel. Это исследование называется Licht ins Dickicht ("Свет в дебри") и предлагает 20 советов, с помощью которых менеджер по организации поездок может сократить ваши расходы по поездкам. BizTravel перечисляет здесь 12 важнейших рекомендаций:
1. Торгуйтесь с авиалиниями о сокращении или освобождении от уплаты дополнительных сборов, например, за багаж и еду на борту. Они составляют порядка 6% от расходов компании по авиаперелетам, но только 55% всех менеджеров это учитывают.
2. Торгуйтесь о скидках на топливные сборы. Они могут быть предоставлены на основе годового оборота в конце года. Сборы на керосин согласно данным CWT с апреля 2011 года росли вдвое быстрее, чем цены на нефть.
3. Проверяйте регулярно, правильно ли внесены в систему бронирования согласованные тарифы и скидки. Анализ конкретных примеров показал, что 6% этих тарифов были указаны некорректно или учтены слишком поздно. А это означает потерянную возможность сэкономить.
4. Помните, очень важно, чтобы полученными вами тарифами и скидками действительно можно было воспользоваться. В противном случае уже сами переговоры о таких скидках являются пустой тратой времени. На наиболее часто бронируемых направлениях эти тарифы и условия должны быть в наличии для всех авиалиний, классов бронирования и согласно оговоренным срокам предварительного бронирования.
5. Обязуйте ваших сотрудников бронировать поездки заранее. Чем раньше, тем лучше. Ведь тот, кто заранее выкупает билет, экономит больше всего, особенно на международных тарифах экономического класса. Как правило, 75% путешествующих бронируют примерно за две недели до поездки, а это значит, что они платят слишком высокие цены.
6. Продолжайте договариваться о дальнейшем снижении тарифов для компании, если есть объемы. Даже если в краткосрочной перспективе бронирование по самым низким на данный день ценам и является более выигрышным. Впоследствии ваши усилия окупятся.
7. Договоритесь с авиакомпанией о том, чтобы у вас был доступ к билетным тарифам других стран. Они в некоторых случаях ниже, чем немецкие. Однако не стоит забывать, что их использование без разрешения может иметь правовые последствия.
8. Ясно и четко пропишите в ваших инструкциях по командировкам и деловым поездкам, каким каналом бронирования должны пользоваться путешествующие (например, онлайн, офлайн или через партнерское турагентство). Тем самым вы сможете лучше контролировать расходы, направлять поток на предпочтительных поставщиков услуг и в конечном счете укрепите ваши позиции при переговорах с ними.
9. Уточните, начиная от скольких часов полета вы разрешаете бронирование бизнес-класса (например, от пяти или шести часов). А также обязуйте бронировать полеты с пересадкой, если они, например, дешевле на 200-250 евро и время на пересадку максимально составляет от 2 до 2,5 часов.
10. Установите по аналогии с отелями максимальные ценовые границы для авиабилетов, чтобы побудить путешествующих бронировать билеты на более бюджетные авиакомпании. Эти лимиты должны быть установлены на определенные маршруты перелетов и постоянно контролироваться.
11. Поощряйте своих путешественников по аналогии с тем, как это делают авиакомпании своими бонусными мильными программами. Например, за то, что они сильно заранее по низким тарифам или через правильный канал бронируют полеты.
