О глобализации мир твердит уже не первое десятилетие. Многие границы уже действительно стерты, однако в большинство европейских стран и многие заокеанские гражданам России по-прежнему приходится оформлять визу. Зачастую сотрудники не уделяют должного внимания оформлению виз, и в какой-то момент получение визы превращается если не в проблему, то в досадное препятствие на пути к рабочим встречам по всему миру. В ряде компаний процесс сбора и подачи документов на визу в командировки прописан в трэвел-политике, где-то сотрудники делают это самостоятельно. Мы побеседовали с экспертами о том, в чем особенность деловых виз, какие документы нужны для их оформления и что делать, если посольство страны, куда собралась ехать большая группа из разных городов, требует личного присутствия каждого заявителя.
Особое приглашение
Первое и основное, что отличает деловые визы от всех прочих, – приглашение от компании, куда сотрудник едет работать. «Деловая виза для российских и иностранных граждан, предназначенная для выезда за пределы РФ, оформляется на основании заявления от приглашающей стороной. Приглашение должно оформляться строго в соответствии с требованиями посольства страны следования. Приглашение должно содержать полную информацию о приглашающем юридическом лице (полный адрес, телефон, адрес электронной почты). В нем должны быть отражены материальные гарантии в отношении приглашаемого гражданина», − рассказывает директор визового отдела ЗАО «Континент Экспресс» Алла Гордиенко.
Начальник визового отдела компании JTB Russia Анна Михайлова отмечает, что некоторые посольства и консульства просят предоставлять оригинал делового приглашения, к таким относятся, например, посольства Нидерландов и Словакии. Многим посольствам и консульствам достаточно копии делового приглашения.
«Некоторые страны (например, Германия) выдвигают особенные требования к оформлению приглашения, − согласна с коллегой Алла Гордиенко. − Так, кроме вышеперечисленного, дополнительно могут запрашиваться копии выписки из торгового реестра приглашающей компании и копии паспортов подписантов приглашения».
«Требования, предъявляемые к способу оформления приглашения, следует уточнить заранее», − отмечает директор по маркетингу компании UTS Group Владимир Демин. Некоторые консульства более лояльны и принимают к рассмотрению документы в любой форме, тогда как другие работают только с оригинальными бланками. В приглашении обязательно должны быть указаны цель посещения страны, данные компетентного лица, принимающего решение по составлению приглашения, точная дата и срок визита, его цели и личные данные приглашаемого лица или всех членов группы. Существует ряд особенностей деловых виз в зависимости от страны, в которую вы хотите поехать. Их тоже стоит уточнить заранее, до оформления визы. Например, в некоторых странах, например Италии, деловая виза еще не является основанием для профессиональной деятельности.
Все не так просто
Бытует мнение, что деловую визу получить проще, чем, например, туристическую. В чем-то это действительно так, однако «простота» эта весьма относительна и халатное отношение к сбору документов на визу или к достоверности информации, которая в них представлена, может обернуться отказом и срывом поездки.
По словам Аллы Гордиенко, получение деловых виз значительно упростилось в связи с принятием 14 января 2013 г. Согласованного списка подтверждающих документов, предоставляемых заявителями для получения Шенгенской визы в Российской Федерации. Но, несмотря на введение единого списка, посольство оставляет за собой право требовать дополнительные документы, необходимые для принятия решения о выдаче визы. Процедура подачи документов стала более доступной и удобной в связи с открытием визовых центров. Кроме того, если приглашающая сторона берет на себя все материальные расходы на период пребывания заявителя в стране, предоставлять выписку со счета в банке не нужно.
Однако эксперт также отмечает, что в последнее время страны Шенгенского соглашения ведут строгий контроль над соблюдением основных правил использования Шенгенских виз. Решение о сроках действия и кратности виз, несомненно, принимается с учетом визовой истории заявителя. Кроме того, в настоящий момент посольства Германии, Испании, Франции, Чехии, Венгрии проводят строгую проверку подлинности документов, подтверждающих проживание заявителей. И если бронь отеля или апартаментов отменена в ходе рассмотрения документов, незамедлительно принимается решение об отказе в выдаче визы. Кроме этого, некоторые посольства проверяют подлинность брони уже после принятия положительного решения о выдаче виз. В этом случае выданная виза будет аннулирована, а информация о нарушителе − занесена в общую базу данных.
«Деловая цель визита для посольств и консульств является более привилегированной, чем туристическая», − считает Анна Михайлова. Обычно по таким запросам меньше отказов. Если заявитель доказал истинные и необходимые намерения посещения той или иной страны, а также не имел ранее никаких нарушений по въезду в другие страны и использованию виз, также не имел административных и любых других нарушений в РФ, скорее всего решение по делу будет положительным. Зачастую визы по деловым запросам оформляются быстрее, также во многих посольствах и консульских учреждениях существует срочный порядок рассмотрения таких заявлений. Например, посольство Финляндии рассматривает срочные обращения заявителей на оформление деловых виз, в то время как запросы на туристические визы рассматриваются только в обычном режиме.
Тем не менее тип визы никак не влияет на срок ее действия. Как правило, посольства и консульства обычно ориентируются на сроки, указанные в приглашении, но также оценивают и визовую историю заявителя. В том случае, если заявитель до этого не посещал страну, куда он обращается за визой, и подал запрос на мультивизу, вероятность ее получения не очень высока.
Генеральный директор IBC Corporate Travel Анатолий Курюмов отмечает, что для деловых туристов есть ряд преференций. Например, для сотрудников иностранных компаний − в консульстве той страны, где находится штаб-квартира организации. Также бывают разного рода политические преференции. Среди них − введение с 1 июня этого года для добросовестных бизнесменов и госслужащих взаимного безвизового пересечения границ 19 стран – участниц форума Азиатско-Тихоокеанского сотрудничества, в список которых входят Австралия, Индонезия, Япония, Новая Зеландия. Карта сроком на три года предназначена для безвизовых поездок граждан, деятельность которых связана с деловыми или служебными поездками по территории стран Азиатско-Тихоокеанского региона, и выдается предпринимателям руководящего уровня, которые не были осуждены за уголовные преступления.
Групповой подход
Существует ряд стран, куда визу можно получить, только лично явившись в посольство или визовый центр. Как правило, это связано со сдачей отпечатков пальцев, и тут уже не имеет значения, какой тип визы запрашивается. Как быть в этой ситуации организаторам мероприятия, например, в Великобритании, если туда нужно отвезти сотрудников из филиалов, расположенных в разных городах нашей страны?
Выход есть: написать официальное письмо в посольство от имени приглашающей стороны с просьбой разрешить подачу документов на группу одним из участников поездки. Письмо подписывается руководителем приглашающей компании. Оригинал письма предоставляется в посольство. Скан-копия письма направляется по электронной почте на адрес посольства.
«В письме должно быть указано следующее, − рассказывает Алла Гордиенко, − полное наименование приглашающей компании, вид ее деятельности, цель поездки, даты поездки, отели, где будут проживать участники, наименование компании-авиаперевозчика, информация о принимающей стороне в стране пребывания, имя и фамилия подающего документы человека на латинице и его паспортные данные».
Эксперт отмечает, что обычно посольство принимает положительные решения и выдает письменное разрешение для подачи документов одним из участников поездки. Требования к списку документов при групповой подаче не изменяются. Пакет документов на каждого участника группы должен соответствовать требованиям посольства. Исключения из правила допускаются только в отношении билетов, брони отеля и страховок – в этом случае на группу предоставляется групповая бронь билетов, отеля и групповая страховка.
«Безусловно, легче получить визу в ту страну, которая не требует личного присутствия заявителя», − говорит Анатолий Курюмов. Необходимость личного присутствия доставляет неудобства клиентам, но при оформлении любой визы необходимо играть по правилам той страны, которая ее выдает. Тем более что для этого есть хорошо отработанные решения. «Так, например, мы оформляли визы в Германию для группы людей с абсолютно чистыми, недавно полученными паспортами. Визы получили все без исключения. Личного присутствия не потребовалось, хотя для Германии оно декларируется. Другое дело, когда консульства, которые при оформлении снимают биометрические показатели человека, категорически отказываются давать визу дистанционно, например, США или Великобритании. Такие задачи в нашей практике решались, и не раз. Если обойти вариант личного присутствия не представляется возможным, то продумывается логистика и организуется сопровождение каждого заявителя. Недавно мы оказывали визовую поддержку для группы из 30 человек. Все находились в разных городах (Москва, Санкт-Петербург, Владивосток, Самара, Новосибирск, Екатеринбург и др.). Логистика продумывалась с учетом расположения консульств так, чтобы каждый участник группы мог присутствовать лично при оформлении визы с минимальными временными и финансовыми затратами», − рассказывает эксперт.
