BusinessTravel №3, Апрель 2014 «Это просто wow!»← Вернуться к журналу

Виртуальный кошелек для путешествий


                                                                                                                                     

Одна из задач специалистов по управлению деловыми поездками – оптимизация расходов, а также отслеживание и учет расходов на них. Современные платежные решения могут помочь контролировать расходы на командировки, сделать отчетность точнее и прозрачнее. Кроме того, такие решения позволяют компаниям получить длительный льготный период кредитования.

Инновационные решения

Большинство крупных российских банков предлагают корпоративные карты, предназначенные для оплаты командировочных, представительских и хозяйственных расходов. Такую услугу предоставляют Сбербанк, Альфа-Банк, ВТБ, Промсвязьбанк и другие. По сути это самый простой инструмент, который избавляет сотрудников компании от необходимости специально получать подотчетные суммы в банке, затем выдавать непосредственно тем, кто будет их расходовать. Кроме того, такая карта позволяет быстро проверить оплаченные чеки.

Корпоративные банковские карты – наиболее простой платежный инструмент, который банки предлагают корпоративным клиентам. Крупные финансовые организации в западных странах предлагают более инновационные продукты. Один из них – business travel account (BTA). Это корпоративный кредитный счет, при помощи которого можно оплачивать предоставляемые TMC услуги: билеты, проживание, аренду конференц-залов и т.д.

Четыре года назад на российском рынке такую услугу представила компания American Express (AmEx). Предлагать ее клиентам могут трэвел-агентства, которые прошли процедуру сертификации на работу с business travel account.

BTA – это по сути корпоративная кредитная карта с льготным периодом погашения до 58 дней. Карта виртуальная, ей присваивается электронный номер. Ни украсть такую карту, ни анонимно ею воспользоваться нельзя. Расчеты по карте могут осуществляться в рублях РФ и в долларах США/евро. Карта выпускается на имя компании, при этом использовать ее может авторизованное компанией-клиентом трэвел-агентство.

Виртуальная корпоративная кредитная карта позволяет компании централизовано управлять расходами, а также консолидировать все расходы компании на деловые путешествия в единой выписке. С точки зрения сотрудников основные преимущества – консолидация расходов и удобный формат оплаты, а также служба поддержки пользователей на русском и английском языках. Кроме того, в случае если проездные документы оплачиваются American Express BTA, сотрудники копании автоматически застрахованы от несчастных случаев во время деловых поездок.

Несмотря на то, что использование BTA в России еще нельзя назвать массовым, в компании American Express уверены в перспективности услуги на российском рынке. «С увеличением числа деловых поездок мы наблюдаем значительный спрос на наш продукт, поскольку он гарантирует прозрачность одной из наиболее значительных статей расходов. По данным Всемирного совета по путешествиям и туризму, только в России рынок делового туризма составляет 7 миллиардов долларов США», – рассказала директор по связям с общественностью компании Аталия Да Сильва. В компании подчеркивают, что с момента запуска БТА в 2010 г. спрос на данный продукт значительно вырос.

Выгодный кредит

Большинство крупных российских трэвел-агентств прошли процедуру сертификации на работу с BTA. Среди их клиентов всё чаще появляются те, кто хочет пользоваться этим инструментом.

«Несколько лет назад мало кто имел представление о том, что собой представляют подобные финансовые программы. Сегодня же каждый третий клиент знает о них, и каждый пятый – задумывается о преимуществах и эффективности использования BTA, – рассказала руководитель департамента обслуживания клиентов UTS Ксения Реброва. – В Европе и США, пожалуй, это наиболее популярный способ ведения финансовых отношений между TMC и корпоративными клиентами. И надо отметить, этот порядок вещей является закономерным и логичным: TMC предоставляет услуги, а финансовая структура (банк) предоставляет кредитную программу. Каждый должен заниматься своим делом».

«Форма оплаты BTA нередко становится критерием оценки TMC при проведении компаниями тендеров на трэвел-обслуживание», – рассказала директор по работе с клиентами ATH Business travel solutions Ирина Артюшина. По ее словам, многие компании осознают потребность именно в этом платежном инструменте, поскольку глобальным трендом становится увеличение отсрочки платежей поставщикам, в частности TMC-агентствам, и получение кредитных линий сроком до 58 дней. Предоставление таких условий со стороны самой TMC стало уже исключительным случаем.

Исходя из опыта работы компаний, чаще всего этот инструмент действительно используют те клиенты, кому необходимо длительное кредитование. «В настоящий момент компания предлагает данный инструмент в случаях, когда клиент настаивает на длительном кредитовании. ВТА предоставляет возможность заказчику получить более длительную отсрочку по платежам», – рассказала Анастасия Казакова из департамента по развитию бизнеса компании MaxiMICE. По ее словам, для ТМС, как и для компаний, специализирующихся на MICE, услуга ВТА удобна тем, что дает возможность получить от клиента оплату за оказанные услуги без задержек и строго в установленный срок. В свою очередь для клиента этот инструмент может быть полезен в случае, когда по тем или иным причинам необходимо получить длительную отсрочку на оплату услуг, вплоть до 60 календарных дней.

Добавим, что определенные преимущества от работы с BTA получает и само агентство. «Основное преимущество, которое дает форма взаиморасчетов BTA, – это улучшение ситуации с оборотным капиталом, что обуславливает хорошее финансовое состояние компании. Кроме того, BTA позволяет более эффективно использовать оборотные средства для исполнения финансовых обязательств перед многочисленными поставщиками, а это в свою очередь может напрямую влиять на возможности компании делать существенные инвестиции в клиентские проекты и предоставлять высокое качество сервиса», – рассказала Ирина Артюшина.

 

За удовольствие надо платить

Тем не менее процент российских компаний, готовых работать с BTA, пока невелик. Ряд опрошенных изданием TMC заявили, что могут работать с этим инструментом, однако пока среди их клиентов желающих нет. Основная причина – условия использования этой платежной системы. «Многие клиенты готовы рассмотреть данный продукт в качестве дополнительной возможности по кредитованию, но в конечном итоге не все из них принимают условия, которые предлагает данная система», – рассказала Анастасия Казакова. По ее словам, ВТА действительно имеет ряд преимуществ и при определенных условиях может оказаться весьма полезным для заказчиков MICE-услуг, но существует и ряд неудобств, связанных с использованием этой системы. «Прежде всего речь идет о временных затратах, так как рассмотрение кредитной организацией возможности предоставления клиенту данного продукта занимает значительное время, а от клиента при этом требуется предоставление большого количества документов», – пояснила она. Кроме того, по словам эксперта, при оплате услуг ТМС при помощи ВТА кредитной организацией взимается определенный процент от суммы транзакции. Если по условиям взаимодействия с ТМС клиент должен выплатить его самостоятельно, то это, соответственно, влечет дополнительные затраты. Как отметила Анастасия Казакова, многие ТМС готовы кредитовать клиента самостоятельно, порой предлагая более простую и выгодную схему сотрудничества.

Похожим опытом поделился директор MICE компании UNIFEST Дмитрий Марьин: «У нас есть опыт работы по BTA. Более того, помимо того что мы в свое время стали одним из первых сертифицированных агентств по работе с BTA American Express, мы практикуем данную схему с одним из ключевых клиентов», – рассказал он. Однако, по словам г-на Марьина, сейчас среди клиентов компании BTA не является востребованной услугой. «Несколько лет назад мы включали данный продукт в промо, но тогда это не возымело видимых результатов, и за время нашей работы круг клиентов по BTA так и не расширился, – рассказал он. – Основным моментом, который не позволяет использовать данную услугу более широко, на мой взгляд, является сам принцип ее существования: предоставление четкой кредитной линии за ощутимый процент экваиринга и с жесткими условиями просрочки по кредиту. Основная часть наших клиентов не готова на данный момент брать на себя данные обязательства», – объяснил эксперт.

Помимо условий, на которых BTA предоставляется клиентам, есть и другие причины отказа от использования этой услуги. «На мой взгляд, основные причины отказа следующие: увеличение финансовой ответственности, боязнь или нежелание менять существующий порядок вещей, сложности с принятием решений внутри компании», – полагает Ксения Реброва из компании UTS. Аналогичного мнения придерживается Аталия Да Сильва: «Самой частой причиной является неприятие любых изменений». В то же время, по словам эксперта, клиенты меняют свое мнение, как только понимают преимущества перехода от оплаты расходов по счету к системе, которая обеспечивает полную прозрачность расходов.

По словам Ирины Артюшиной, основная причина, почему некоторые клиенты откладывают переход на BTA, – это участие третьей стороны, т.е. банка, и дополнение к процессу реконсиляции, которая будет включать теперь еще и банковские выписки о движении средств. «Тем не менее, когда приходит понимание, какие преимущества и облегчение для бухгалтерии дает такой детализированный процесс, сомнений в целесообразности перехода на BTA уже не остается», – полагает она.

Технология для избранных

По мнению инициаторов внедрения BTA в России, у услуги есть потенциал, поскольку немалая часть российских компаний вообще не имеет централизованной системы расходов на трэвел. По данным исследования, проведенного компанией Ernst&Young, таких компаний около трети. Несмотря на это, многие из опрошенных заявили, что осведомлены о возможностях управления расходами на деловые поездки, и выразили уверенность в том, что они могли бы добиться лучшего соотношения цены и качества в отношении затрат на деловые путешествия. С этой точки зрения у любого инструмента, оптимизирующего отчетность по расходам на поездки, есть будущее.

«Да, в России подобные технологии еще не получили широкого распространения, но я уверена, что это вопрос времени. Российские компании постепенно перенимают успешный западный опыт, поэтому будущее у подобных программ есть», – полагает Ксения Реброва из UTS.

В компании American Express полагают, что взимаемый процент от суммы транзакции компенсируется сокращением расходов на трэвел, которое клиент в результате получает. По оценкам компании, применяя передовой опыт, компании могут сэкономить от 5 до10% от их общего объема затрат на деловые поездки.

По мнению трэвел-агентств, если компания намерена популяризовать эту услугу, следует пересмотреть условия ее предоставления. «Будущее у такого рода технологий, безусловно, есть. И это будущее будет выглядеть еще более оптимистичным, чем более дружелюбными для конечного пользователя будут выглядеть условия предоставления и использования данного продукта», – полагает Анастасия Казакова.

Стоит добавить, что BTA, вероятнее всего, останется предпочтительным инструментом для крупных, в особенности международных, компаний с большими расходами на трэвел и MICE.

«BTA как форму оплаты предпочитают большие компании, которым требуется структурировать внутри себя процесс оплаты поставщикам, а также те клиенты, у которых большие обороты по бизнес-трэвел требуют максимального удешевления стоимости оборотных и привлекаемых для оплаты средств», – рассказала Ирина Артюшина.

По мнению Анастасии Казаковой, с BTA охотнее всего работают компании, которые предпочитают на территории РФ использовать упрощенную схему документооборота и стараются проводить финансовые операции через головной офис, находящийся за рубежом.

«Данный инструмент действительно интересен и необходим в первую очередь крупным компаниям, так как позволяет систематизировать процесс взаиморасчетов, оптимизировать документооборот, получать более интересные условия отсрочки платежа, – рассказала Ксения Реброва из компании UTS. – Международные компании, например, стремятся к единым технологиям и стандартам, поэтому BTA постепенно приходит как инструмент в их российские офисы».