BusinessTravel №1, Февраль 2015 «Научный подход»← Вернуться к журналу

Научный подход


Научные конгрессы и конференции всегда стояли особняком в ряду деловых мероприятий. Каковы особенности организации научных встреч, что неизменно для любой конференции и характерно только для научной, и где в Москве ученые чувствуют себя комфортнее всего, встречаясь, ВТ обсудил с ведущими экспертами в области организации мероприятий.

Особый подход

Собственно, алгоритм организации любого мероприятия един. Сначала возникает его идея, концепция, затем более четко формулируется тематика, выбирается место и время проведения, разрабатывается логистика, а параллельно с ней – программа мероприятия, приглашаются спикеры, идет работа по его продвижению на рынке и привлечению участников. Словом, азы и всем очевидные вещи. Однако научные конгрессы требует несколько иного подхода.

«В первую очередь все конгрессы отличаются по своим задачам. Это может быть демонстрационное PR-мероприятие, которое называется и проходит в форме конгресса или преследует декларативные задачи, событие может сопутствовать политическим мероприятиям. Зачастую конгресс необходим как площадка для диалога либо по проблематике, либо в отрасли. Научные же конгрессы ставят перед собой другие, совершенно четкие задачи. Они несут образовательную функцию, выступают драйвером развития своей области знаний, поднимают профессиональный уровень участников мероприятия. На медицинских научных конгрессах, например, ведутся дискуссии о тех или иных методиках лечения или диагностирования. Рекомендации конгрессов очень часто являются векторами развития отрасли и индустрии», – рассказывает руководитель конгрессной программы МВЦ «Крокус Экспо» Петр Тутарашвили.
Именно поэтому, по мнению спикера, залогом интереса к мероприятию является научная программа. «Это тот фундамент, на котором базируется, и одновременно тот основной материал, из которого «строится здание» успешного научного конгресса. Участники научных конгрессов могут простить организаторам многое, но не провальную научную программу», – подчеркивает Петр Тутарашвили.

Генеральный директор ООО «Меди Экспо» Ольга Цоколаева также называет главной особенностью научных конгрессов  наличие научной программы. «Программа должна отвечать последним веяниям науки и быть ориентирована на повышение профессионального уровня участников».

«Для научного конгресса очень важна организация работы научного и программного комитетов, которые занимаются отбором ключевых докладчиков, докладов на секции, сбором тезисов всех выступлений. Необходимо, чтобы эта работа планировалась заранее и была возможность предварительного размещения тезисов отобранных докладов в режиме онлайн на сайте мероприятия», – отмечает директор департамента маркетинга и деловых мероприятий группы компаний «Конкорд» Марина Васильева.

С сайтом и возможностью онлайн-регистрации – особая история. По сути, это должна быть платформа, виртуально отображающая всю суть мероприятия. «Специфика подготовки  организации научных конгрессов подразумевает сайт с онлайн-регистрацией, где участник может зарегистрироваться на мероприятие, узнать всю необходимую информацию, познакомиться с новостями отрасли, которой будет посвящено мероприятие, а также воспользоваться дополнительными услугами, например  забронировать билет или отель. Не менее важна функция приема платежей по кредитным картам или получения счета с сайта регистрации. Безусловно, удобным бонусом для посетителя станет специальная сокращенная версия сайта для работы с помощью мобильного телефона или планшета», – говорит директор MICE-департамента Continent Express Надежда Некрасова.

Успех любой конференции во многом зависит от спикеров, принимающих в ней участие. При организации научных конгрессов этот фактор имеет фактически решающее значение. «Авторитет спикеров и их значение для отрасли привлекают участников. «Люди ходят на других людей» – это характерно для любого конгрессного мероприятия, но для научного –особенно. В любой отрасли есть свои «звезды», их наличие среди спикеров конгресса наряду с интересной программой является абсолютным фактором успеха», – подчеркивает Петр Тутарашвили.

О другой немаловажной особенности говорит Марина Васильева – это финансирование научных конгрессов, поскольку, по ее словам, как правило, регистрационных взносов недостаточно для организации крупного международного мероприятия с привлечением известных ученых и экспертов, то есть тех самых «звезд». «В случае если это крупный международный конгресс, обычно есть бюджетное государственное финансирование. В других случаях необходимо привлечение дополнительных средств помимо бюджета основной организации. Поэтому очень важно заранее найти гарантированное спонсорство главного партнера мероприятия, а также привлекать партнеров для поддержки отдельных событий: деловой программы, регистрации, приветственного банкета и т.д., чем больше, тем лучше», – говорит она.

PR-менеджер департамента по развитию бизнеса компании MaxiMICE Екатерина Гусар отмечает еще одну особенность научных конгрессов – сроки подготовки. «В случае с научными конгрессами они в несколько раз больше, чем обычно», – отмечает она.

По мнению владельца и генерального продюсера event-холдинга «КнязевЪ» Сергея Князева, принципиальной разницы в организации научных конгрессов и обычных конгрессных мероприятий нет. «Во всех участвуют люди, разделенные на несколько категорий: докладчики, слушатели, эксперты, пресса. Порой выделена категория VIP. На научных конгрессах чаще используются такие формы разделения участников, как работа по секциям, пленарные заседания, круглые столы и т.д.», – рассказывает он.

Место встречи

Логичнее всего проводить научный конгресс в вузе или академии, специализирующейся на нужной отрасли науки. Однако не у всех есть возможности – и технические, и логистические – принять большой конгресс. По мнению опрошенных ВТ экспертов, особенной специфики площадки для таких конгрессов и не требуют.

«Часто такие конгрессы проводятся на территории научно-исследовательских учреждений, выступающих их инициаторами, поэтому и могло сформироваться ошибочное мнение, что единственная площадка для научного конгресса – вуз. Конечно, много зависит от программы и задач – иногда такая площадка действительно будет правильным выбором по причине демонстрации, допустим, работы каких-то лабораторий и т.п. Для формата же дискуссий, докладов и презентаций таких жестких рамок не существует, например 5-я Балтийская конференция по микробным углеводам была организована MaxiMICE в г. Суздале на территории гостиничного комплекса «Пушкарская слобода». Современное оборудование отеля способствовало продуктивной работе, а красоты и достопримечательности старинного города – интересному наполнению программы. Кстати, пожеланием к площадке будет наличие дополнительного пространства для возможности застройки и мини-выставок или постерных сессий», – поясняет Екатерина Гусар.

Петр Тутарашвили также подчеркивает, что научным конгрессам, как правило, необходима площадка, которая в рамках одного пространства позволяет провести и пленарное заседание, и множество отдельных тематических секций, и разместить выставочную экспозицию.

По словам Надежды Некрасовой, площадка зависит от масштаба научного конгресса и темы, которой он посвящен. «Из нашего опыта, если инициатор конгресса – фармацевтическая компания, то место проведения мероприятия выбирается в том регионе, где у клиента наибольшее количество представителей или, например, высокие продажи. Но это не всегда является приоритетом, иногда основная задача – охватить как можно большую аудиторию», – говорит спикер.

«Научные конгрессы, особенно в области медицины, собирают большое количество участников, в связи с этим фактом требуются конгресс-залы, которые отвечают современным мировым стандартам качества и комфорта, из основных критериев – вместимость залов, наличие профессионального аудио- и видеооснащения, наличие залов для пленарных и параллельных сессий, профессиональный менеджмент. Мы проводим свои мероприятия в МВЦ «Крокус Экспо», в  отелях  «Рэдиссон Славянская», «Холидей Инн», в ЦМТ», – говорит Ольга Цоколаева.

Марина Васильева также упоминает эти площадки. «Крупные международные конгрессы проходят на больших площадках, таких как конгресс-центр ЦМТ, конгресс-зал в «Крокус Экспо», из новых площадок – конгресс-парк в гостинице «Рэдиссон Ройал».  В первую очередь они позволяют разместить большое количество участников – до 6 тыс. человек. Также на этих площадках просто создать необходимую  инфраструктуру, что позволяет организовать удобную и понятную логистику для иностранных участников. У них есть персонал, говорящий на английском языке, вывески на английском языке, возможности организации кейтеринга для большого количества участников, удобный транспорт», – отмечает она.

Сергей Князев упоминает и другие интересные для научных конгрессов площадки: «До появления Сколково и объектов в Сочи научные и другие конгрессы, конференции, форумы проводились в конференц-залах таких центров, как здания президиума Академии наук и ее региональных филиалов, научных публичных библиотеках и т.д. Сейчас научные конференции преимущественно проводятся в самых современных и великолепно оснащенных новейшей техникой залах объектов недавно прошедшей сочинской Олимпиады, а также в Сколково и в научных центрах успешно реконструированного Новосибирского академгородка».

Наука и техника

Свет, звук, Интернет, флип-чарты, видеопроекторы – это стандартный набор любой конференции. Научным конгрессом, как правило, приходится выходить за стандартные рамки.

«Как правило, конгрессы – это площадки не только для обсуждения, но и для презентации инновационных решений или научных открытий. Техническое оснащение зала должно соответствовать и качественно демонстрировать и звук, и картинку, и спецэффекты. При выборе площадки учитываются все эти моменты, но, безусловно, любое оборудование можно установить дополнительно. Например, не все популярные залы предоставляют оборудование для синхронного перевода или 3D-проекторы», – рассказывает Надежда Некрасова.

По словам Екатерины Гусар, наиболее частая потребность – это оборудование для синхронного перевода, поскольку на научные встречи обычно собираются представители из разных стран.

«Обязательно должно быть аудиовизуальное оснащение для демонстрации презентаций, наглядного разбора клинических случаев на экране, доступ к сети Интернет для проведения онлайн-консультаций, лекций, трансляций из операционных в конференц-залы, оборудование для синхронного перевода», – говорит Ольга Цоколаева.

«Особенности программы научных мероприятий в том, что на них много докладов, которые включены в большое количество параллельных сессий. Значит, необходимо бронировать много залов с оборудованием на одно и то же время. Но даже в этом случае не все доклады могут попасть в основную программу конгресса. Тогда можно организовать постерную сессию в холлах, где во время перерывов выступают участники с презентациями своих докладов, которые демонстрируются на дополнительном мультимедийном оборудовании или на стендах с постерами на двух языках», – отмечает Марина Васильева.