BusinessTravel №6, Июнь 2015 «Тендер: теория и практика»← Вернуться к журналу

Тендер: теория и практика


Тендер – краеугольный камень работы большинства компаний на рынке и неисчерпаемая тема для разговора. Наши спикеры рассказали о том, каковы особенности тендеров в кризис, в чем особенности работы с государственными контрактами, что такое идеальный тендер и что может стать причиной отказа участия в тендере.

Кризисный рост

Как ни странно, но большинство экспертов отметили, что количество тендеров в непростых экономических условиях растет. «Это связано с тем, что многие заказчики проводят ревизию своих затрат и стремятся пересмотреть отношения с поставщиками. В тендеры выходят компании как с крупными затратами на трэвел, так и с небольшими. Активно пересматриваются условия обслуживания с учетом внедрения онлайн продуктов и изменением условий оплаты», – говорит директор по маркетингу и PR FCm Travel Solutions Галина Барыкина.

Также она отметила тенденцию к консолидации расходов на деловые поездки, тендеры проводятся для выбора единого поставщика для всех подразделений и стран.

По мнению директора департамента по работе с клиентами компании UTS Оксаны Даниловой, сейчас увеличилась частота тендерных закупок. «Если говорить о сегменте MICE&EVENT, то тендеры объявляются практически на все мероприятия, начиная с масштабных проектов и заканчивая обычной арендой конференц-залов на 10 человек. C помощью тендеров компании стараются найти поставщиков услуг, предлагающих самые выгодные коммерческие условия, но при максимальной отсрочке платежа. Самым распространенным требованием к условиям оплаты сейчас является 100%-ная постоплата, с отсрочкой платежа не менее 30 дней. Заявленные условия по оплате ограничивают возможность участия в тендерах компаний с конкурентоспособными ценами, но не имеющих возможности кредитования клиентов на столь длительный период времени», – отмечает она.

Среди особенностей нынешних тендеров генеральный директор компании «Демлинк» Олег Шабуцкий отмечает, что на первое место выходят не только и не столько цена услуги и размер сервисного сбора агента, сколько наличие опыта, технологий и надежности поставщика, его желания контролировать и анализировать текущие затраты клиента, создавая прогрессивную модель дальнейшей стратегии оптимизации бизнес- процессов.

Председатель правления группы компаний  «Конкорд» Наталья Евневич считает, что в целом ничего не изменилось. «Те мероприятия, которые были запланированы ранее и, соответственно, выставлены на тендер, так и проводятся. Просто произошло уменьшение количества выставляемых на конкурс мероприятий, как и общего количества мероприятий в этом году, но это связано с оптимизацией бюджетов», – говорит она.

Генеральный директор компании Art business travel cafe Людмила Кириллова отмечает ужесточение требований клиентов. «В сложившейся ситуации с ростом курса валют и нестабильностью экономики, суммы, выделяемые под проекты, становятся еще меньше, а желание получить все услуги на том же высоком уровне остаются неизменным. Надо отметить, что тендеров в этот период не стало меньше, но условия участия становятся очень жесткими. И в этой ситуации, по моему мнению, нужно объединяться с коллегами и партнерами, и общими усилиями и возможностями выходить на тендеры, сохраняя таким образом уровень сервиса и качество продукта».

«Клиенты стали обращать внимание на умение агентства взаимодействовать  с поставщиками услуг (авиакомпаниями, гостиницами, транспортными компаниями и т.д.) на предмет получения скидок для корпоративных клиентов, на наличие \специализированных технологий, помогающих в данной работе, на возможность предоставления профессиональной и корректной статистической и аналитической отчетности помогающей контролировать, анализировать и получать лучшие условия у поставщиков услуг. Также у клиентов вырос интерес к продукту АМЕХ ВТА, появилось понимание, что агентство – не банк и возлагать на агентство требование о длительной отсрочке платежа  не только затруднительно, в связи с банковским кризисом, но и крайне рискованно для конечного потребителя –самого клиента. Изменился и состав участников тендеров – в основном в них принимают участие серьезные игроки с опытом работы не менее 15 лет», – рассказывает заместитель генерального директора и директор по продажам и работе с клиентами Continent Express Галина Полищук.

Поставщик двора

Работа с государством и для государства всегда было неким знаком качества, не зря купцы прошлого на самом видном месте писали, что они – поставщики царского двора. Лояльность остальных клиентов повышалась в разы. Однако работа с государственным контрактом имеет свои особенности.

Олег Шабуцкий отмечает, что основная масса тендеров проводится на электронных торговых площадках и для работы с тендерной документацией необходим высокий уровень квалификации сотрудников тендерного департамента трэвел-агента, подтвержденный не только практическим опытом, но и хорошими теоретическими знаниями. «Произошел качественный скачок в составлении тендерных заданий со стороны государственных компаний, что свидетельствует о желании получить не просто лучшее ценовое предложение, но и учитывать при принятии решения совокупность факторов, характеризующих поставщика. Положительным моментом в тендерах государственных структур является наличие, как правило, четких критериев оценки: набрал большинство баллов – выиграл, не набрал – не выиграл», – подчеркивает он.

Солидарна с ним и Наталья Евневич: «Отличия между контрактом государственным и коммерческим – очень большие. Государственный контракт – это ответственная работа и огромная поэтапная отчетность, которая требует большой отдачи и скрупулезности. Подводных камней здесь быть не может – все прозрачно и все регулируется законом. Коммерческие же тендеры «грешат» тем, что правила игры в них могут меняться по прихоти коммерческой организации – заказчика».

Людмила Кириллова отмечает, что сотрудничество, предполагающее заключение государственных контрактов, как правило, оборачивается очень большой выгодой для любой компании как с материальной точки зрения, так и в плане улучшения имиджа компании. Однако, по словам эксперта, это достаточно сложная процедура, предполагающая прохождение нескольких этапов: получение электронной цифровой подписи, регистрацию на сайте госзакупок, участие в аукционе. Но даже прохождение этих этапов не гарантирует успеха, так как участники должны в полной мере соответствовать требованиям, заявленным в конкурсной документации. Таким образом, участнику потребуется совершить целый ряд тщательно продуманных и последовательных действий, которые приведут к подписанию государственного контракта.

Галина Полищук отмечает и некоторые сложности в заключениях государственных контрактов: «В подавляющем большинстве случаев отбор идет сухо по поверхностным факторам: 80% веса при оценке составляет цена (размер сервисных сборов), , беспрекословное согласие с проектом контракта, а также необходимость банковской гарантии либо обеспечение заявки, регистрация на всевозможных электронных площадках. Это влечет за собой дополнительные расходы в этой связи и бумажную волокиту». Среди положительных сторон участия в таких тендерах эксперт отметила открытость проведения.

«Безусловно, сотрудничество с государственной компанией выгодно любому поставщику услуг на рынке делового туризма. Место в пуле поставщиков такого клиента формирует позитивный имидж агентства, повышает привлекательность и престижность работы именно с этим агентством для других компаний. К сожалению, сама по себе процедура заключения такого контракта включает в себя ряд сложностей: распространенным требованием к поставщику услуг со стороны госкомпаний является внесение обеспечительного платежа (либо оформление банковской гарантии) в размере от 5 до 30% от суммы контракта, при этом последующий отказ от заключения контракта приводит к штрафным санкциям к поставщику. К минусам также можно отнести заявленные условия оплаты (отсрочка платежа до 90 дней) и сложную процедуру сбора и подачи тендерной документации», – говорит Оксана Данилова.

Идеал

Практически все эксперты в ответ на вопрос об идеальном тендере говорили о четко оговоренных критериях выбора, прозрачности самой процедуры тендера и хорошо налаженной обратной связи.

«В идеале заказчик предоставляет полные аналитические данные по расходам на командировки, формулирует желаемые условия и цели сотрудничества. В тендерном задании должны быть четко определены критерии выбора поставщика, установлены этапы прохождения тендера, сроки подведения итогов и объявления результатов с обратной связью с участниками», – отмечает Галина Барыкина.

По мнению Олега Шабуцкого, идеальный тендер – это выигранный тендер. «Для нас идеальный тендер – это, прежде всего, тендер с возможностью встречи с заказчиком, а не простая сдача тендерной документации. Тендерная документация может быть представлена по-разному, но главное – в ней должны быть четкие критерии отбора. Идеально, когда к тендеру прилагается хорошая исходящая статистика и прописано техническое задание, в котором ясно читаются стратегические задачи заказчика», – поясняет он.

Наталья Евневич называет идеальным тендер, который просто выигрывать и реализовывать. «Конечно же, хочется приходить на конкурс в одиночестве, цену не снижать, приятно, когда заказчик рад твоим предложениям, уважает опыт компании и прислушивается к советам. Это и есть идеал!»

«Идеальный тендер с точки зрения участвующих поставщиков – это закрытый, а главное – платный тендер. При таких тендерах частично отсеиваются играющие на демпинге «специалисты» MICE-индустрии, которые в стандартных тендерах влезают в процесс и вносят смуту. Идеальный тендер с точки зрения организатора тендера – это четкое техническое задание, внятный бюджет и грамотные специалисты, адекватно оценивающие полученные предложения от участников тендера», – считает Людмила Кирилллова.

Галина Полищук отмечает, что в последнее время коммерческие тендеры стали близки к идеалу с четко поставленными вопросами по конкретным позициям, с очевидными целями, которые составлены с учетом задач административного блока. «Идеально, когда тендеры предполагают личные встречи с агентством, посещение офисов всех участников тендера, живую демонстрацию работы технологических решений агентств. Очень важно, чтобы для расчета коммерческого предложения была предоставлена необходимая статистическая информация, позволяющая рассчитать лучшее предложение для клиента. Клиент должен заранее (во время тендера, а не после него) заявить необходимый набор работ, который требуется. Также заранее должны быть оговорены: вопросы оформления бухгалтерских документов, требуемых форматов отчетности, ожидаемый уровень сервиса (скорость ответов агентства и т.д.), тип договора на обслуживание, наличие прямых соглашений с конечными поставщиками услуг и требуемые от агентства действия по работе с ними, а также многие другие тонкости работы. Прозрачные тендеры, четкие цели и задачи, полная информация об условиях работы с клиентом и его требованиях, открытый диалог с заказчиком, желание в ходе тендера выбрать действительно лучшее комплексное решение, а не выбор агентства по принципу – они мне дали самые низкие сервисные сборы, вот это и есть идеальный тендер», – говорит эксперт.

Оксана Данилова назвала шесть признаков идеального тендера. Это понятный и правильно составленный бриф (или техническое задание); адекватные сроки на подготовку предложений; прозрачность тендерной процедуры; заранее известный бюджет; возможность открытого диалога с клиентом во время проведения тендера; обратная связь по окончании тендера как в случае выигрыша, так и в случае проигрыша. Это дает возможность агентству проанализировать и учесть свои ошибки при участии в будущих проектах.

Никогда и ни при каких обстоятельствах

Понятно, что при нынешней ситуации и высокой конкуренции на рынке вряд ли кто-то откажется от борьбы и рискнет потерять заказ. Однако бывают ситуации, когда лучше отойти в сторону.

«Мы убеждены в том, что для достижения успеха необходимо разрабатывать и внедрять в практику определенный перечень бюрократических процедур, поэтому в своей работе тендерный департамент компании «Демлинк» руководствуется сводом определенных правил, которых мы придерживаемся при изучении тендерных заданий и принятии решений об участии или, наоборот, отказе от участия в тендере. Безусловно, если работаешь преимущественно с крупными корпоративными клиентами из разных секторов экономики, на первое место всегда выходит принцип экономической целесообразности такого участия. Например, это жесткое требование по срокам оплаты в очень длительные сроки. Текст договора, предоставленного на тендер, не может подвергаться корректировке, при этом договор существенно ущемляет права поставщика. Также препятствием могут служить какие-то очень специфические требования. Это, наверное, основные ограничители для участия», – рассказывает Олег Шабуцкий.

«Поскольку все условия давно прописаны и регулируются федеральным законодательством, то сложно придумать что-то такое, что позволило бы сказать: «Мы не будем принимать участие в таком тендере». Даже задачи, на первый взгляд не совсем понятные, с которыми мы раньше не сталкивались, «Конкорд» вряд ли остановят: будем реализовывать и накапливать опыт», – подчеркивает Наталья Евневич.

Людмила Кириллова считает, что участвовать или не участвовать – это, с одной стороны, вопрос адекватности тендера, который объявляет компания. С другой стороны, это вопрос реальной оценки своих сил и возможностей для участия в нем. «Зачастую в тендерах участвуют жаждущие наживы «специалисты», которые путем демпинга или другим недостойным образом вырывают тендеры у крупных операторов или MICE-компаний, знающих свою работу и цену за нее и умеющих ее делать качественно. При получении предложения об участии в тендере, мы его изучаем, оцениваем и если понимаем, что он невыполним по заявленным требованиям или мы не сильны в том или ином направлении, то отказываемся от участия. Важнее быть честными перед клиентами, коллегами и перед самими собой, чтобы общая порядочность сохраняла доверие клиентов к MICE-компаниям и укрепляла репутацию MICE-индустрии и туризма в целом», – говорит эксперт.

По мнению Галины Барыкиной, неучастие в тендерах может быть связано с финансовыми условиями – отсрочкой платежей на большой срок при отказе расчетов по ВТА.

«Важно понимать, что решение об участии или неучастии в тендере нужно принимать в каждом случае индивидуально. Наша рекомендация – попытаться вступить с клиентом в диалог для получения максимальной ясности поставленной задачи», – говорит Оксана Данилова. «На наше решение не принимать участие в тендере могут повлиять следующие условия: имя победителя в тендере известно заранее; минимальная комиссия при максимальной отсрочке платежа; небольшой срок на подготовку и предоставление предложения; клиент в черном списке по причине неоплаты (или другим причинам) у нас или наших партнеров», – отметила она.

«Причиной отказа может быть нежелание клиента вести открытый диалог, проведение тендера «для галочки», если начальная максимальная цена сервисных сборов ниже допустимой или равна (приближена) к нулю, нереальная сумма обеспечения заявки, клиент известен как злостный неплательщик, а условия тендера таковы, что обслуживание клиента будет однозначно нерентабельным и т.д.», – отмечает Галина Полищук.

Впрочем, по словам эксперта, компания старается не отказываться от участия в тендере, так как стремится найти общий язык с клиентом, понять его потребности, причины, по которым выставляются те или иные неприемлемые условия, предложить свои варианты, поделиться опытом и рассказать, как решались те или иные задачи, схожие с заявленными в тендере.