• ВСТРЕЧИ
• ИНСЕНТИВ
• КОНФЕРЕНЦИИ
• ВЫСТАВКИ

В 2023 году Петербург в очередной раз готовится к Международному экономическому форуму. На фоне геополитической обстановки, нарушенного авиасообщения, сложностей с пересечением границ заинтересованные стороны поджидает множество рисков. Что учесть организаторам, чтобы не потерять деловую репутацию в event-индустрии, поддержать имидж города и сформировать у международных гостей и представителей власти впечатление мирового уровня – рассказывает Дмитрий Петров, генеральный директор транспортной компании «Интерсервис».

Что важно учесть заранее. Подготовка транспортного обеспечения мероприятия 

Транспорт на мероприятиях уровня ПМЭФ – пожалуй, одна из самых важных составляющих таких событий. В город приедут около 10 000 представителей разных городов и стран – примерно такое количество людей собирает форум ежегодно. Гостей необходимо встречать, перемещать по всем предусмотренным локациям, обеспечивать им комфорт и безопасность в пути.

А так как ПМЭФ предполагает обязательное участие властных структур, при перемещении по городу правительственных кортежей дороги, скорее всего, будут перекрываться. Подрядчику, предоставляющему автобусы в Санкт-Петербурге в аренду, необходимо учесть этот и другие факторы при планировании логистики мероприятия. 

Для подготовки транспортная компания выделяет рабочую группу, которая заранее инспектирует все площадки, чтобы построить удобные логистические пути: как поедут участники, какие зеленые коридоры сделать, где исключить пробки, какие маршруты выбрать, чтобы попасть в расписание. Продумывать приходится перемещения и в рамках рабочей, и в рамках культурной программы. Рабочий день участника события может начинаться в 7 утра, а заканчиваться – от 0 до 2 часов ночи. Ведь мы говорим о Санкт-Петербурге – городе белых ночей, шоу разводных мостов, водных прогулок по Неве. А еще есть деловые встречи, рабочие сессии, завтраки, обеды и ужины, подводящие итоги дня. Насыщенность графика участников прямо пропорционально зависит от транспортных партнеров, которые заранее предусматривают, как, куда и по каким путям доставлять гостей. 

Подготовка начинается за полгода до события, так как организаторы продумывают все в комплексе: от перемещения участников между странами, городами – до проживания, заказа автобусов и логистики внутри мероприятия. Тогда и подключается транспортный провайдер, чтобы заранее скоординировать весь план: что учесть при обслуживании гостей из другой страны, как отрегулировать временные рамки проезда во избежание опозданий, выбрать место парковок, предупредить все возможные риски по безопасности пассажиров при посадке, проезде, прибытии и т.д.

Транспортная компания – не просто исполнитель, предоставляющий аренду автобусов с водителем, а “точка опоры” для организаторов деловых групп из других городов, которые не ориентируются на месте. Она объединяет все локации, распределяет время маршрута, транспортные потоки, понимает, как подстраховать риски между точками активности, то есть полноценно участвует в проектировании всего мероприятия в целом. 

Встреча гостей. Что учесть при заказе автобусов в Санкт-Петербурге

Как театр начинается с вешалки, так мероприятие начинается со встречи гостей. От этого первого этапа зависит впечатление прибывающей стороны, которое формирует репутацию Санкт-Петербурга, как культурной столицы и гостеприимного мирового туристического центра. Проводником в этот мир становится водитель – не просто сотрудник транспортной службы, а полноценный сервисный партнер, с которым пассажиры наверняка будут общаться, задавать вопросы, интересоваться местными особенностями, достопримечательностями. Другие ключевые лица: диспетчер – эксперт логистики, который страхует основные риски при перемещении гостей; и менеджер, сопровождающий мероприятие.

Какие риски на этом этапе стоит учесть? Любое масштабное событие – будь то ФИФА в мире спорта или ПМЭФ в мире экономики и бизнеса – должно предусматривать форс мажоры: изменение погодных условий (Петербург – город не самого стабильного климата), времени конференций, культурной программы и многие другие.

Компания, предоставляющая в аренду автобусы, микроавтобусы и легковые автомобили премиум класса должна обладать гибкими компетенциями, чтобы подстроиться под высокий райдер мероприятия: срочно найти резервный транспорт, обеспечить безопасный выезд в непогоду – даже на обед и с обеда, если ресторан находится в ста метрах от конференц-зала, а на улице идет дождь, или запланирована экскурсия в Петродворец, а “Метеоры” не ходят из-за шторма. Эти риски, как правило, продумываем и учитываем мы, как партнер организатора.

Еще один важный момент – численность группы. Если группа большая, у организатора может возникнуть необходимость заказа двух автобусов с водителями для перевозки людей – в результате придется переплатить почти в 2 раза.

Количество мест в стандартных автобусах – до 59, а группы на крупных мероприятиях часто комплектуются из 60-62 человек. Понимая потребности рынка, мы предоставляем организаторам в аренду большие нестандартные автобусы на 63 места и помогаем экономить на втором транспортном средстве.  

Что важно во время мероприятия. Компетенции транспортного подрядчика

После размещения гостей в автобусе также могут возникать непредвиденные ситуации. Согласно российскому законодательству, пассажиры должны быть пристегнуты. Казалось бы, само собой разумеющееся правило. Но это – для нас.

А жители некоторых стран Африки и Латинской Америки вообще не используют ремни безопасности. Например, мы столкнулись с такой ситуацией при транспортировке команды из Бразилии. Как в этом случае быть водителю? Как корректно попросить знаменитого футболиста пристегнуться? Кто имеет право указывать гостям такого уровня? Для решения коммуникационных моментов мы предусмотрели сопровождение команд в автобусах стюардами, которые аккуратно контролировали исполнение российского законодательства и другие важные моменты. 

Также необходимо заранее позаботиться о парковочных местах. На мероприятиях с участием высокопоставленных лиц возникает необходимость парковаться в закрытых зонах – у правительственных зданий, на гостиничных парковках с ограниченным доступом. Нужно заранее оформлять разрешительные документы. Работа подрядчика по аренде автобусов не заканчивается и после прибытия пассажиров в место назначения. В автобусе остается багаж, и водитель становится хранителем ценностей.

Мы оснащаем транспорт камерами, которые охватывают ближайший периметр, и можем проконтролировать, вышел ли пассажир из автобуса с вещами, не оставил ли их где-то рядом с транспортом, когда присел отдохнуть и поесть. Это защищает не только нашу репутацию, но и репутацию организатора, доверившего нам встречу и сопровождение важных гостей. 

На чемпионате мира по футболу FIFA 2018 в Санкт-Петербурге мы получили опыт работы в самых разных обстоятельствах и решения самых разных, в том числе и безотлагательных, задач. Были столкновения болельщиков, которые пытались раскачивать и поднимать автобус, хвататься за зеркала.

Возможность предоставления резервного транспорта на мероприятие

Желательно, чтобы парк транспортного провайдера давал возможность предоставить дополнительные автобусы, особенно в высокий туристический сезон, когда свободного транспорта в городе немного. 

Внешний вид автобусов для крупного мероприятия

На мероприятии уровня ПМЭФ важную роль играет не только организационно-техническая, но и PR-составляющая. Событие освещается в прессе и должно поддерживать определенный имидж в информационном пространстве. Транспорт – неотъемлемая часть имиджа мероприятия. Он должен быть современным, чистым, ухоженным, а иногда и брендированным. Например, организаторам может быть важно, чтобы в точке сбора гостей стояли автобусы одного цвета, одной марки, с возможностью нанесения логотипов.

Event-менеджер может заранее прийти к подрядчику и выбрать подходящие автобусы с водителями в аренду, закрепить их за собой, познакомиться с персоналом – увидеть своими глазами, за что он платит, вплоть до фиксации номеров транспортных единиц в договоре для гарантии, что в день мероприятия прибудут именно они. Такой сервис может гарантировать только транспортный провайдер с собственным автопарком. Проверить – в управлении (в аренде) или в собственности автобусы у подрядчика – сегодня можно дистанционно через базы ГИБДД. 

Этикет в общении с зарубежными гостями

Не все иностранные гости открыты к общению – к этому тоже важно быть готовыми. Еще кейс из практики: одна из футбольных команд, которую мы встречали, настороженно отнеслась к традиции встречи с караваем. Никто из спортсменов не притронулся к угощению. Возможно, им были даны какие-то поведенческие инструкции, или дело в менталитете.

Персонал, соприкасающийся с гостями, должен понимать и принимать такие проявления и, конечно, знать об особенностях национального этикета. Ведь даже простая помощь водителя с багажом, поддержка при посадке или вежливое открытие двери могут быть восприняты, как нарушение личного пространства. 

Учет непридвиденных рисков

Заказчик часто оценивает возможности транспортного обеспечения мероприятия по стоимости, упуская из внимания вышеперечисленные моменты. Но если в процессе что-то пойдет не так, пострадает не столько репутация подрядчика по пассажирским перевозкам, сколько организатора – о нем будут оставлять отзывы гости, его будут упоминать при освещении события в СМИ.

Вот почему при планировании крупномасштабного мероприятия организаторам важно понимать всю картину, включая управление рисками и финансовые потери, к которым эти риски могут привести, если цена аренды автобуса с водителем не будет их учитывать. 

Мероприятия уровня ПМЭФ и ФИФА предполагают высокий уровень ответственности как со стороны организаторов, так и остальных партнеров, включая транспорт, HoReCa, event-агентства, экскурсионные службы. Ключевому организатору важно увязать все участвующие стороны в общий план, связующим звеном в котором выступает транспорт.

Такое возможно только в партнерстве с опытным провайдером транспортных услуг, который обладает компетенциями проектирования масштабных событий и использует в планировании транспортного обеспечения риск-ориентированный подход. Тем самым транспортная компания страхует и свою собственную деловую репутацию, и репутацию заказчика транспортных услуг в сфере организации мероприятий международного уровня.